Esthéticienne : comment améliorer son imposition
Les obligations comptables d'un institut de beauté
Peu importe le statut juridique de votre société, que ce soit en nom propre ou une société commerciale, vous êtes tenue d’avoir une comptabilité, c’est une obligation normée et fiscale. J’insiste bien sur le mot obligation. De plus, cela vous permet d'améliorer votre imposition.
Pour les micro-entreprises, entreprises individuelles
Vos obligations sont :
- le journal des dépenses et recettes,
- la déclaration de chiffre d’affaires tous les mois ou tous les trois mois,
- une facturation et un compte dédié si vous réalisez plus de 10 000 € de chiffre d’affaires.
Pour les SARL, SAS, SA
Vos obligations sont :
- une comptabilité qui est un petit peu plus lourde car il faut un enregistrement chronologique des mouvements touchant le patrimoine. Le patrimoine désigne l’ensemble des biens (les biens immobiliers et mobiliers, les actifs, etc.) d’une entreprise. Par exemple, vos technologies font partie du patrimoine de la société,
- des comptes annuels (liasse fiscale et, dans certains cas, l’audit des comptes par un commissaire aux comptes).
Chacun son métier, mais quand cela concerne vos revenus, il faut vous y intéresser
Institut de beauté : ce qu'il faut faire au niveau de la comptabilité
- Tous vos documents doivent être conservés 10 ans. En cas de contrôle, si vous n’avez pas vos documents en format numérique ou papier, vous aurez des pénalités.
- En tant que société, vous devez établir des factures.
- Vous devez enregistrer tous les mouvements (charges, ventes, ou encore achats).
- Vous devez enregistrer les pièces comptables, c’est-à-dire les factures de vente, les factures d’achat.
- Chaque année, vous devez réaliser un inventaire.
- Vous devez établir les comptes annuels, exceptés pour les auto-entrepreneurs et les micro-entreprises qui sont des cas particuliers.
Esthéticienne : comment méliorer vos échanges avec votre comptable/expert comptable
Communiquez
Il est très important que vous vous compreniez. Par exemple, si vous ne lui indiquez pas que cette facture d’achat comporte un équipement qui va avoir une utilité récurrente sur plusieurs années, ce qu’on appelle en comptabilité une immobilisation corporelle, cela risque d’être mal placé dans votre bilan, par exemple en actif avec des amortissements, et ça ne donnera pas l’image réelle de votre société. La retranscription comptable est donc faussée.
Donnez les bonnes infos
Vous avez des actifs, s’ils ne sont pas bien placés dans votre bilan, vous allez être imposée plus que nécessaire car vous avez des amortissements, des dépréciations. Donc l’équipement est une immobilisation corporelle apparaissant dans les actifs, mais possiblement dans le passif si un emprunt est existant.
Tout cela fait partie d’un calcul et d’une logique comptable, l’important à retenir est qu’il faut l’indiquer à votre comptable ou à votre expert-comptable, même si ça peut vous paraître anodin de préciser que cet équipement va vous être utile pendant plusieurs années par exemple.
Posez des questions et renseignez-vous
Vous pouvez vous dire que si vous avez embauché un comptable ou signé un contrat avec un prestataire qui est votre expert-comptable, c’est justement pour ne vous occuper de rien mais, si vous ne faites pas l’effort de vérifier, d’avoir un minimum de connaissances, il se peut que vous soyez perdante. Chacun son secteur de métier mais, malgré tout, quand cela concerne vos revenus, il faut vous y intéresser. N’oubliez pas qu’un comptable embauché reste un salarié de la société et que l’expert comptable est un prestataire et le document a besoin de VOTRE signature pour validation.
Un minimum de connaissances est essentiel
J’ai eu le cas d’une personne à qui son comptable avait facturé de la TVA alors qu’en fait, étant donné son statut juridique, cela faisait deux ans qu’elle en était exonérée ! Votre comptable, votre expert-comptable, des associations, et même des organismes publics, sont là pour répondre à vos interrogations. Vous n’avez pas à avoir de honte, il n’y a pas d’ego, posez vos questions, c’est toujours mieux.
Planifiez un moment pour gérer votre comptabilité pour vous permettre de réduire votre imposition
Les erreurs sont commises par manque de temps. Par manque de temps, vous ne faites pas attention à tout lors de votre déclaration. Si vous oubliez des charges à déduire, vous vous faites imposer sur votre bénéfice plus que nécessaire et vous payerez plus ! Il faut toujours prendre le temps.
Une fois par semaine, une fois par jour, même si c’est 30 minutes, prenez le temps d’enregistrer, de vérifier, cela est nécessaire.
Soyez rigoureuse
Vous vous appliquez à être rigoureuse lors de vos soins cabine, alors vous devez être aussi rigoureuse sur vos achats. Vous devez savoir ce qui est vendu et ce qui est acheté. Si vous ne faites pas ça, à un moment donné, il y aura des erreurs.
Équipez-vous d’un logiciel comptable adapté à votre activité
Vous démarrez votre activité
Si vous démarrez votre société, vous n’allez pas avoir besoin d’un logiciel comptable ni d’une gestion administrative qui conviendrait à une grande société. Si vous démarrez, vous pouvez tout à fait utiliser un logiciel comptable gratuit et évoluer en fonction de votre chiffre d’affaires. Il n’est pas nécessaire de payer un logiciel comptable une fortune alors que vous démarrez.
Quel logiciel comptable choisir ?
C’est la tendance pour tout le monde, par manque de temps, on fait une recherche sur Internet : «Quel est le logiciel comptable le plus utilisé ?». Le problème est qu’il ne sera pas forcément adapté à votre activité. Si vous avez cinq clientes, ce n’est pas le même portefeuille qu’une vingtaine. Prenez du recul, posez des questions et faites-vous aider. Souvent, les chefs d’entreprise hésitent à se faire coacher, en pensant que ce n’est pas pour eux. Non, il ne faut pas hésiter !
Plus vous êtes propre sur votre comptabilité, plus vous êtes juste par rapport au réel et moins vous aurez de problèmes avec les organismes publics sur vos bénéfices, vos impositions, vos déclarations.
Prévoyez votre trésorerie
Le mot d’ordre : anticipation.
Les cotisations URSSAF
Vous devez prévoir vos cotisations URSSAF. J’ai vu des personnes qui, parce qu’elles ne l’avaient pas prévu dans leur trésorerie, se sont retrouvées avec une régularisation URSSAF, elles ont dû fermer boutique parce qu’il n’y avait pas assez de fonds. C’est quand même dommage de se lever tous les matins pour ensuite fermer parce qu’on n’a pas prévu sa trésorerie.
Il n’y a pas que les impôts…
Prévoyez aussi vos coûts mensuels, charges, salaires, loyers. Prévoyez les impévus au niveau de votre bâtiment.
Par exemple, vous faites installer une climatisation, ça marche, tout le monde est ravi. Vous avez signé un contrat de garantie d’entretien pendant cinq ans. Tout va bien. Après cinq ans, vous avez une panne, ce n’était pas prévu, ça tombe dans vos comptes et ça peut partir en pertes. Alors que vous étiez en bénéfices pendant cinq ans, si vous n’avez pas prévu quoique ce soit sur vos équipements, comme la climatisation, vous pouvez vous retrouver en perte la sixième année. Un contrat de maintenance après la pose peut être judicieux mais sur ce point il faut être prudente sur les prises en charges et modalités du contrat. Afin de vraiment prévenir, il faut prévoir un budget et un suivi maintenance avec un ajout de 10 à 20 % de «curatif» (en cas de panne ou de remplacement de pièce).
Vendez au juste prix, le vôtre !
J’ai pu remarquer, lors d’une étude de la concurrence, que certaines esthéticiennes se disent : «L’institut d’en face propose ce soin à ce prix, je vais faire la même chose».
Mais chaque institut a des coûts différents. Vous pouvez faire une étude concurrentielle pour connaître les prix des alentours mais c’est à vous de compter combien cette prestation va vous coûter en charges, c’est très important.
Non, payer l’URSSAF n’est pas optionnel
Imaginons une prestation à 80 euros proposée par l’institut d’en face qui a fait le calcul de ses bénéfices sur cette prestation, tout va bien pour cette gérante. Si cette prestation vous coûte 90 euros à mettre en place, si vous vous alignez à 80 euros, vous êtes perdante et pourtant vous proposez le même tarif. Vous devez toujours calculer vos coûts et vos marges au niveau de vos prestations. C’est important, sinon il est possible qu’après vous ne compreniez plus ce qu’il se passe et pourquoi ça se passe, par exemple avoir moins de bénéfices que prévu ou même une perte…
La liasse fiscale
La liasse fiscale regroupe des documents obligatoires que l’on demande à la clôture d’un exercice, j’insiste sur le mot obligatoire. Ces documents doivent être remis aux administrations. Cela vous permet de connaître l’état de santé de votre société : ce qu’elle vous coûte en charge, ce que vous avez en patrimoine, en capitaux propres…
La composition de la liasse fiscale
La liasse fiscale se compose du bilan, du compte de résultat et d’une annexe.
- Le bilan : ce sont les éléments actifs et passifs. Cela représente la valeur financière et les fonds apportés par les associés.
- Le compte de résultat rassemble les produits donc les ventes, les intérêts et les charges au niveau des achats, des salaires, des impôts. Cela va faire apparaître le bénéfice ou la perte de l’exercice. C’est cela qui doit vous intéresser pour savoir ce qu’il en est et sur quoi vous allez être imposée.
- L’annexe commente et complète le bilan et le compte de résultat. Voici un exemple : «J’ai eu un incendie sur mon bâtiment. Il va y avoir forcément une répercussion sur mon chiffre d’affaires». C’est dans cette annexe que cela doit être précisé. Ce sont des documents que votre comptable et votre expert-comptable vont vous sortir chaque année. Si vous savez les lire, vous êtes plutôt tranquille pour envisager des investissements ou des réductions de charges.
La date de remise de la liasse fiscale
On vous demande ces documents après un an de comptabilité. Attention, ce n’est pas forcément une année civile, du 1er janvier au 31 décembre. Ça peut être en décalé, on appelle ça un exercice comptable dont la clôture correspond à la fermeture des comptes. C’est donc à cette date que l’on établit la liasse fiscale.
Institut de beauté : le point sur le chiffre d’affaires, les bénéfices et les pertes
Le chiffre d’affaires représente le montant total de vos affaires : la somme des ventes de marchandises, les produits facturés, les prestations de services, etc. Il se trouve sur le compte de résultat. Voici l’exemple d’un compte de résultat, c’est un document obligatoire. En haut, apparaît votre chiffre d’affaires. Attention, ce n’est pas sur ce chiffre qu’il faut vous attarder pour savoir si votre entreprise va bien ou pas.
Le bénéfice ou le profit, c’est ce que votre société gagne réellement. On prend toutes les ventes, on retire tous les achats et toutes les charges, les salaires, ce que vous a coûté votre loyer, etc. Si ce montant est positif, vous êtes sur un bénéfice ou un profit, et s’il est négatif, c’est une perte.
Le bénéfice ou la perte apparaît en bas du document du compte de résultat et c’est tout de suite un chiffre moins important que le chiffre d’affaires.
Vous allez être imposée sur votre bénéfice, sur ce montant-là, et pas sur le chiffre d’affaires.
La TVA à décaisser en institut de beauté
En dehors des micro-entreprises (surtout en fonction du CA), les sociétés sont collectrices d’impôt pour l’État. La TVA à décaisser, c’est le résultat de la TVA collectée que vous avez sur vos factures de vente, souvent c’est 20 %, moins la TVA à déduire. Sur vos factures d’achat, il y a une ligne notée TVA, 20 %, 5 %, c’est ce montant-là que vous allez déduire du montant que vous avez collecté. Le résultat correspond à la TVA à décaisser.
Parlez, expliquez à votre comptable
Il y a plusieurs types de TVA : 20 %, 5,5 %, etc., en fonction de l’activité : formation, artisanat, prestations de services. Il y a des différences extrêmement importantes d’une activité à l’autre qu’il faut expliquer à votre comptable, votre expert-comptable. J’ai eu le cas d’une personne qui s’est fait facturer et a déclaré deux ans de TVA, alors qu’elle en était exonérée sur la partie formation.
Soyez au courant, un minimum…
Il faut toujours vérifier, même si cela ne vous intéresse pas, même si vous voulez vous décharger de la comptabilité, c’est important de vous y intéresser un minimum. On ne vous demande pas d’être experte mais de savoir ce qu’il en est, c’est mieux. J’ai déjà constaté des TVA à déduire qui étaient oubliées ! Dans ce cas, vous payez la TVA collectée en plus de la TVA sur tous vos achats pour un simple oubli.
L’URSSAF
Beaucoup de personnes pensent que payer l’URSSAF est optionnel alors que non. L’URSAFF c’est l’Union de Recouvrement des cotisations de Sécurité Sociale et d’Allocations Familiales. Pour faire simple, l’URSSAF correspond à la contribution au système de sécurité sociale en France. Voici ce que dit la loi : toute personne travaillant en France doit être rattachée à un régime de protection sociale obligatoire et cotiser proportionnellement à ses revenus quel que soit son état de santé, sa situation économique. Il est nécessaire de bien faire votre déclaration en temps et en heure. Une pénalité coûte très, très cher. J’ai déjà vu des personnes fermer pour cessation de paiements avec par la suite un redressement judiciaire ou une liquidation parce qu’elles devaient payer une régularisation sur deux ans et ce n’était pas possible pour elles.
Souvent, les erreurs sont commises par manque de temps
Comment payer l’URSSAF ?
Vous avez la possibilité de le payer le 5 ou le 20 du mois en prélèvement. Il y a aussi des façons, du type le versement libératoire (ce qui correspond pour l’URSSAF à un versement trimestriel) à titre dérogatoire de payer en fractionnement, mais les dates sont précises : 5 février, 5 mai, 5 août, 5 novembre.
C’est non négociable. Si vous n’arrivez pas à payer ou à ne pas respecter ces délais, vous pouvez facilement partir en cessation de paiement et vous retrouvez rapidement en liquidation ou en redressement judiciaire. Sinon vous pouvez payer en télépaiement, ainsi vous avez l’assurance de ne pas rater l’échéance.
Vrai – Faux sur la comptabilité en institut
Est-il obligatoire d’avoir un comptable ou un expert-comptable ?
Non, il n’y a pas de texte de loi qui vous oblige à avoir un comptable ou un expert-comptable. Cependant, attention, au niveau de vos déclarations fiscales et comptables, elles sont normées. Il faut respecter scrupuleusement les déclarations, les Cerfa, les formulaires… Je ne peux que vous conseiller de prendre un comptable. Par contre, il faut vérifier ce qu’il fait, cela ne coûte rien.
La TVA des consommables : est-elle à déduire de la TVA à décaisser ?
Les consommables, ce sont les cotons, draps jetables… ce sont des choses que vous ne conservez pas mais utiles au bon fonctionnement de votre activité.
La réponse est oui, vous pouvez la déclarer sur votre TVA à décaisser, cependant il faut que ce soit nécessaire à l’exploitation. Sur vos factures d’achat, ou vos bons de commande, il faut que le montant de la TVA soit bien indiqué. Sans cela, comptablement, ça ne peut pas être enregistré et c’est même considéré comme une fraude.
Votre forfait téléphone doit-il être déclaré en charge ou en TVA ?
Si c’est un abonnement privé, c’est-à-dire que les factures vous sont directement adressées, c’est à déclarer en charges. Cependant, dans la déclaration fiscale, ça peut être considéré comme un avantage en nature et il ne faut pas que cela excède la moitié du montant de l’abonnement. C’est encore sous conditions mais si on respecte bien ça, on peut être gagnant. Par exemple, la gérante de la société a un abonnement à son nom (donc un abonnement privé et cela devient un avantage en nature).
Si l’entreprise souscrit l’abonnement, vous pouvez récupérer le montant de la TVA. Le coût de l’abonnement passe en charges et vous déduisez la TVA. Si la facture de téléphone est au nom de l’entreprise et que l’entreprise paye celle-ci, la TVA facturée par le fournisseur devient une TVA à déduire.
Vanessa Lafolie est fondatrice et gérante d'Aidmin.fr, gestionnaire d'opérations au sein d'une direction des finances départementale.