Gérante d’institut : pourquoi utiliser le logiciel Notion
Véritable assistant tout-en-un, il centralise vos tâches, capture et structure vos idées, et planifie vos projets – qu’ils soient professionnels ou personnels – en quelques clics.
Au premier abord, Notion est présenté comme un outil de productivité et de prise de notes. Mais en réalité, c’est bien plus que cela. Imaginez un espace où tout ce dont vous avez besoin est centralisé : votre agenda, vos listes de tâches, vos documents, et même vos idées.
Les fonctionnalités clés du logiciel Notion
Notion regroupe et remplace de nombreux outils que nous utilisons au quotidien.
• Vous pouvez organiser vos journées grâce à des listes de tâches interactives qui vous permettent de suivre vos priorités simplement, ou encore à un calendrier visuel pratique, souvent plus intuitif que Google Calendar, et relié à vos bases de données où figurent vos fiches clientes par exemple.
• Côté gestion des informations, Notion offre une flexibilité inégalée : rédigez vos idées, plans ou scripts comme sur Word, mais avec une souplesse unique. Chaque paragraphe ou image est un bloc que vous pouvez déplacer librement grâce au glisser-déposer. Besoin de réorganiser une page ou de mettre à jour un sommaire automatique ? Tout est fait pour que cela reste fluide et intuitif.
• Pour vos bases de données, que ce soit pour gérer vos clientes, vos stocks ou vos projets, Notion simplifie tout : plus besoin de comprendre les macros ou le VBA d’Excel (oui, c’est du chinois !). Avec son interface modulable et accessible, même les novices s’y retrouvent facilement.
• Enfin, Notion est aussi idéal pour planifier, que ce soit à l’aide de tableaux Kanban façon Trello, pour organiser vos réseaux sociaux, ou encore pour centraliser vos photos en galerie et documents importants dans un espace cloud pratique.
Pour qui est fait Notion ?
Soyons honnêtes : si vous adorez le papier et que vous êtes allergique au numérique, Notion – comme toute application – risque de ne pas vous convenir. Utiliser ce type d’outil nécessite une certaine appétence pour le digital. Mais à l’ère où tout se digitalise, savoir gérer ses informations en ligne devient indispensable.
Nous consommons aujourd’hui une quantité énorme d’informations provenant des réseaux sociaux, de formations en ligne, de vidéos YouTube, de podcasts, de blogs ou d’emails. Même les contenus papier – magazines, livres, ou formations en présentiel – méritent d’être archivés quelque part pour être accessibles facilement. Et que dire de l’administration ? Qui reçoit encore ses factures papiers ? Entre les contrats signés en ligne, les devis numériques et même vos impôts gérés en ligne, tout passe par le digital.
Pourquoi choisir Notion ?
Essayez de quantifier le temps que vous passez à retrouver une information quand tout est dispersé sur de multiples supports (moi, je l’ai fait, je perdais une demi-journée par semaine). En plus de la centralisation, Notion est un outil de productivité, d’organisation et de prise de notes qui vous permet de gérer des projets comme vos vacances, une création d’une entreprise, les travaux d’ouverture de votre institut, le recrutement d’une nouvelle esthéticienne et même de la formation en ligne…
L’inconvénient : sa polyvalence
Parce qu’il peut tout faire, Notion peut rapidement devenir intimidant si vous ne savez pas par où commencer. Notion, au départ, c’est une page vierge, elle est aussi vide qu’une page Word.
Elle ressemble à ça :
Mais elle peut devenir comme celle-ci :
Grâce à son système de blocs, vous pouvez structurer votre espace comme bon vous semble, en fonction de vos besoins. Ces blocs peuvent devenir :
- du texte simple, des titres, ou tout ce qu’un traitement de texte classique peut offrir,
- des tableaux simples,
- des images, des vidéos ou des fichiers PDF,
- des bases de données pour gérer tout ce qui nécessite d’être relié, filtré, classé et trié,
- des galeries pour vos photos ou vos inspirations visuelles,
- des kanbans, parfaits pour planifier vos tâches étape par étape,
- des calendriers pour gérer vos rendez-vous ou votre calendrier éditorial.
Mais attention, la difficulté réside dans la bonne utilisation de ces blocs. Savoir comment les agencer, les utiliser efficacement et éviter de se perdre dans leur polyvalence demande un peu de pratique.
Des templates pour simplifier la prise en main
C’est ici que les templates (ou modèles) se révèlent salvateurs. Notion est fourni avec des modèles de base pour vous aider à démarrer, mais de nombreux créateurs proposent également des modèles spécifiques pour des besoins précis. Moi-même, je fournis des modèles dans mes formations, en tant que support de travail, et je crée des templates spécialement conçus pour les esthéticiennes à domicile. Ces modèles permettent par exemple de gérer efficacement vos clientes, d’organiser votre comptabilité ou de structurer vos publications sur les réseaux sociaux.
Notion est gratuit !
Notion a par ailleurs l’avantage d’être gratuit tout en offrant de nombreuses fonctionnalités de base, ce qui en fait une option accessible pour toutes, même celles qui débutent. Si vous avez besoin d’un accompagnement supplémentaire, vous pouvez aussi compter sur un mentor (dont je fais partie) pour créer une structure sur-mesure ou vous guider dans la conception de votre propre organisation. Et pour les plus autodidactes, les tutoriels disponibles en ligne sont une ressource précieuse.
Exemple concret : deux esthéticiennes bien organisées, mais deux approches différentes
Avant les rendez-vous
• Marine utilise Notion gratuitement
Elle commence sa journée en ouvrant Notion, où tout est centralisé.
- Son planning est parfaitement synchronisé avec une base de données clients. Elle peut consulter en un clic les soins prévus, les préférences spécifiques de ses clientes, les produits à préparer, elle sait ce qu’elle a prévu de leur proposer à la vente,
- ses trajets sont déjà planifiés dans une section dédiée, optimisant ses déplacements. Elle a l’itinéraire Google Maps directement dans la fiche cliente,
- une liste de tâches dynamique lui rappelle de vérifier ses stocks et d’envoyer une facture en attente, avant de partir, de faire sa comptabilité, de répondre à un mail d’une cliente ou d’en rappeler une autre.
• Sophie utilise les outils traditionnels
- Un logiciel de prise de rendez-vous en ligne avec un fichier clients intégré, efficace pour organiser son planning, mais séparé de ses autres outils,
- pour préparer ses soins, elle consulte un tableau Excel pour ses stocks et un carnet/fichier papier pour les préférences des clientes, qu’elle doit laisser chez elle,
- elle doit vérifier manuellement ses trajets et ajuster ses déplacements en passant par Google Maps, cliente par cliente,
- bien qu’efficace, cet éparpillement d’informations lui fait perdre un temps précieux qu’elle pourrait allouer à d’autres activités.
Pendant les rendez-vous
• Marine a tout sous la main via son téléphone ou sa tablette
- Elle consulte les fiches clients mises à jour directement sur Notion, avec des remarques sur les soins précédents et les préférences,
- elle peut ajouter des notes pendant ou juste après le soin, sans avoir à les retranscrire plus tard.
• Sophie consulte ses informations client via son logiciel de prise de rendez-vous
Même si cela peut se faire dans certaines applications poussées, cela a un coût, comparé à Notion qui est gratuit (tout en offrant les autres avantages que nous avons vus).
Avec Notion, vous gagnez du temps, réduisez votre charge mentale et améliorez votre efficacité
Après les rendez-vous
• Marine met à jour ses bases de données directement après chaque soin
- Les informations clients, les produits utilisés et les retours sont consignés immédiatement,
- sa section comptabilité est connectée à ses bilans comptables, qu’elle peut directement suivre et envoyer à son comptable,
- elle ajuste son planning de commandes de produits en fonction des stocks consultés sur sa base dédiée.
• Sophie utilise un logiciel de comptabilité en ligne
- C’est pratique pour émettre ses factures et suivre ses revenus,
- cependant, elle doit jongler avec Excel pour ses stocks et revenir à son agenda papier ou son calendrier en ligne pour noter les commandes à anticiper. Cette dispersion, bien que fonctionnelle, rallonge considérablement le temps consacré à ces tâches.
Tâches périodiques ou hebdomadaires
• Marine utilise Notion pour planifier ses posts sur les réseaux sociaux
- Elle centralise ses idées dans un calendrier éditorial où chaque post est associé à des images et à un état d’avancement (brouillon, à publier, publié),
- elle sauvegarde ses idées, triées et catégorisées, et ne manque jamais d’inspiration,
- en utilisant l’IA intégrée de Notion (payante, à 10 €/mois mais non obligatoire), elle rédige ses posts en quelques clics. Elle peut même générer une newsletter basée sur les préférences consignées dans les fiches clients, ou résumer rapidement un article inspirant pour son feed.
• Sophie consulte les réseaux sociaux pour trouver des idées sympathiques à reprendre
- Elle sauvegarde ces inspirations sur son téléphone ou dans un dossier sur son drive, puis revient à son fichier Excel pour ajuster son calendrier éditorial,
- si elle veut écrire une newsletter, elle doit se poser devant Word et repartir de zéro, ce qui lui demande plus de temps et d’efforts,
- elle n’a aucune possibilité de se constituer “une mémoire” de ce qui a déjà été fait.
Les deux esthéticiennes sont organisées et professionnelles, mais l’approche de Marine avec Notion lui permet de :
1. Gagner du temps : tout est centralisé et accessible, réduisant les allers-retours entre différents outils.
2. Réduire sa charge mentale : avec des rappels et des automatisations, elle peut se concentrer sur l’essentiel.
3. Accélérer la création de contenu : grâce à l’IA, elle rédige ses posts et newsletters en un temps record, et résume facilement des articles pour son audience.
Sophie, bien que tout aussi investie, perd un temps précieux à jongler entre ses différents outils et à tout remettre en ordre, ce qui impacte son efficacité et limite le temps qu’elle pourrait consacrer à elle-même ou à ses clientes.
Conclusion
Vous l’aurez compris, je suis une fan inconditionnelle de Notion. Mais en dehors de ça, vous avez pu constater qu’il peut devenir un allié pour centraliser et simplifier votre quotidien d’esthéticienne, tant sur le plan professionnel que personnel. Avec lui, vous gagnez du temps, réduisez votre charge mentale, et améliorez votre efficacité.
Plus besoin de jongler entre plusieurs outils : tout est accessible en un seul espace, adapté à vos besoins. Alors, pourquoi ne pas l’essayer et transformer votre façon de travailler ?