La gestion des stocks, un enjeu de performance pour votre institut

Constituer un stock assez important pour répondre aux besoins de vos clientes sans s’égarer dans les références et le nombre de produits, ni créer un trou dans sa trésorerie, tel est l’équilibre que chaque institut doit réussir à trouver pour une gestion optimisée.

PRIVILÉGIER LE SUR-MESURE

Chaque institut de beauté a ses caractéristiques et se doit donc de suivre sa propre politique en matière de gestion des stocks, sans chercher à se calquer sur le modèle du concurrent. «Il est nécessaire de constituer son stock suivant la typologie de son institut, le profil et les attentes de la clientèle ou encore le nombre de ses employées, explique Rachid Belaziz, fondateur du réseau RBMG, spécialisé en conseil aux chefs d’entreprise. 

On a ainsi de meilleures chances d’assurer une gestion cohérente et efficace.» Certes, les capacités de stockage varient sensiblement d’un institut à l’autre. Et lorsque l’on dispose de peu de surface, il est d’autant plus important d’être précis. Aussi, optimiser les mètres carrés de votre institut où l’essentiel de l’espace disponible est dédié aux postes de travail, s’impose. Et ce, afin de pouvoir définir une zone exclusivement dédiée au stock de produits. Cela semble une évidence et, pourtant, nombreux sont les instituts de beauté qui empilent les cartons dans un coin, faute d’avoir pu créer cette zone de stockage indispensable. Même une toute petite surface consacrée au stock permet d’améliorer la gestion, de limiter les gestes et les déplacements inutiles, et surtout d’être plus performante au moment de la vente.

LES RISQUES D’UNE MAUVAISE GESTION DES STOCKS

Que risquez-vous en cas de mauvaise gestion de stock ? Pour commencer, vous pouvez subir les contrecoups du sur-stockage, qui entraîne alors une hausse des coûts logistiques (entre autres) et un risque d’obsolescence plus important. À l’inverse, le sous-stockage est aussi un risque, car une vente peut être ratée à cause d’un produit non disponible. Généralement, une bonne gestion des stocks se joue sur deux facteurs : la date de la commande et la quantité commandée. Ces deux facteurs peuvent être fixes ou variables selon les besoins de l’institut.

CLASSEZ VOS PRODUITS AVEC COHÉRENCE

Définir un emplacement pour stocker les produits dans votre institut, c’est bien, encore faut-il réussir à classifier intelligemment votre stock en optant pour un rangement fonctionnel, afin de pouvoir retrouver chaque référence facilement. Ainsi, il ne faut pas hésiter à ranger les produits selon des critères choisis comme par exemple leur prix, leur succès auprès de la clientèle, leur taux de rotation… Il n’est pas rare que des instituts se noient dans un nombre exagéré de références en stock. Dès lors, c’est la performance des ventes qui est en jeu.

Une solution cosmétique par problématique

Rachid Belaziz souligne : «On observe que si une cliente demande à son esthéticienne de lui expliquer la différence entre deux crèmes de deux marques concurrentes mais qui répondent à la même problématique, celle-ci va vite se trouver dans l’embarras et s’égarer dans son argumentaire. Un seul produit par positionnement ou par problématique permet une vente plus efficace».

Limitez le nombre de référence

De même, limiter le nombre de références est aussi un gage pour mieux connaître chaque produit, ce qui vous permet également d’être plus crédible et performante au moment de le proposer à votre cliente. «Avoir des étagères bien remplies a un effet stimulant et encourage toute l’équipe à la vente, observe Oihana Etchart, gérante de l’Institut Luna Terra à Ustaritz. Par ailleurs, je comprends qu’il est exaspérant pour une esthéticienne sur le point de vendre un produit à une cliente, de ne pas le trouver. Bien que j’incite mes collaboratrices à rebondir habilement en proposant une autre référence selon les besoins de la peau et la saison, elles sont déstabilisées lorsqu’un produit est en rupture de stock. Selon moi, il vaut mieux avoir un nombre restreint de références mais que celles-ci soient toujours disponibles.»

CHOISISSEZ VOTRE MÉTHODE DE RÉAPPROVISIONNEMENT

Il n’existe pas une méthode mais plusieurs méthodes pour gérer efficacement le réapprovisionnement du stock. Mais bien entendu, il faut savoir choisir celle qui semble la mieux adaptée à votre institut.

- La méthode FIFO, de l’anglais «First In, First Out» (Premier dedans, Premier dehors), dont le principe est simple : le premier produit à être stocké doit être le premier vendu. Ainsi, si vous entamez par exemple un carton de produits et que vous recevez un second carton contenant les mêmes références, il faut penser à ne pas entamer ce dernier tant que le premier n’est pas terminé. L’efficacité de cette méthode se ressent surtout sur les stocks importants et fait notamment gagner un temps précieux au moment de l’inventaire.

Bien contrôler votre stock assure une meilleure trésorerie à votre institut

- La méthode de recomplètement consiste à commander à date fixe, mais à quantités variables. Le niveau de stock s’adapte en fonction du volume de vente. Cette technique vous demande d’être pointilleuse pour éviter les ruptures et les cumuls de produits.

UNE GESTION ET UN BUDGET CONTRÔLÉS

De l’avis de la plupart des gérantes d’entreprise, la gestion du stock est une activité plutôt rébarbative et assez chronophage. Cependant, bien contrôler son stock assure à votre institut une meilleure trésorerie. 

Car c’est la crédibilité de l’institut mais aussi son chiffre d’affaires qui sont en jeu lorsqu’il y a des ruptures de stock à répétition. «On commande souvent à flux tendu pour ne pas mettre à mal la trésorerie, explique Sylvia Ferreira, gérante des Instituts Beauténa à Roissy-en-Brie et Pontault-Combault. Mais si la cliente ne trouve pas le produit chez nous, elle peut décider de ne pas attendre et de l’acheter ailleurs, ce qui représente une perte. Le tout est de réussir à trouver un juste milieu pour éviter le sur-stockage tout en assurant la satisfaction de la cliente.» Si un réapprovisionnement fréquent permet de réduire le niveau des stocks, il implique aussi une augmentation des coûts de commande. Inversement, réduire la fréquence des approvisionnements induit une augmentation de l’espace de stockage.

Commander la bonne quantité au bon moment

Il faut donc définir la bonne stratégie pour commander au bon moment et dans les bonnes quantités afin de ne pas surcharger votre institut. Vous pouvez aussi opter pour vous fixer un budget mensuel d’achat de produits. Ce budget peut être réactualisé ensuite tous les ans suivant le chiffre d’affaires de l’institut. En tous les cas, un inventaire du stock précis et régulier s’impose pour éviter de vous trouver dans la difficulté.

S’INFORMATISER

C’est un fait, l’informatisation permet de connaître en temps réel l’état de vos stocks. Les sociétés de logiciel ont mis au point ces dernières années des outils très performants qui pilotent automatiquement les entrées de produits (lors de la livraison) et les sorties (lors de la revente).

S’informatiser pour ne pas se sur-stocker

Informatiser votre institut permet notamment d’éviter le sur-stockage en fixant des seuils d’alerte : lorsqu’un niveau minimal est atteint, le système émet un signal afin de procéder à une nouvelle commande. Dans certaines solutions, l’inventaire se met automatiquement à jour dès que vous vendez un produit.

Il faut définir la bonne stratégie pour commander au bon moment

L’inventaire papier

Vous pouvez bien sûr préférer l’inventaire papier, mais les risques d’erreurs sont nombreux. Et tenir un tableau Excel qui calcule le stock final automatiquement, implique de saisir à la main toutes les marchandises vendues ou utilisées, ce qui mobilise un temps précieux.

S’informatiser pour gagner du temps

Enfin, l’informatisation va également aider l’inventaire physique que l’institut se doit de réaliser afin de préparer les comptes annuels. Il faut savoir que la plupart des logiciels sont programmés pour distinguer les périodes de l’année, avec des commandes en hausse par exemple à l’approche des fêtes. S’informatiser permet de gagner en temps, en cohérence et en efficacité. Aussi, se convertir au numérique semble à terme, pour les instituts, une évolution incontournable.

Identifier les best-sellers pour mieux commander

Enfin, si vous informatiser permet de voir distinctement quelles sont les références produits qui ont le plus de succès, l’ajustement des commandes grâce à ces données, sera facilité. «Il est important de cerner clairement quels sont les produits les plus plébiscités par la clientèle, conclut Rachid Belaziz. Il ne faut alors pas hésiter à mettre l’accent sur ces «best-sellers» : car même en multipliant la commande de ces références par trois ou par quatre, il n’y a pas vraiment de risque de sur-stockage en raison leur succès. Ce sont de véritables atouts pour l’institut qu’il faut savoir privilégier pour répondre à la demande des clientes et augmenter à coup sûr le chiffre d’affaires !»

Ainsi, proposer d’excellentes prestations n’est pas le seul paramètre qui assure la rentabilité de l’institut. Assurer une bonne gestion du stock de produits représente également un gros enjeu. Celle-ci permet non seulement d’améliorer le fonctionnement de votre activité, de bénéficier d’une meilleure trésorerie, mais aussi d’augmenter la satisfaction de votre clientèle et par conséquent, de la fidéliser !

QUIZZ Savez-vous gérer efficacement vos stocks ? Pour bien gérer votre stock de produits, il est indispensable d’adopter des méthodes claires et cohérentes, et de les suivre à la lettre. Voici quelques situations auxquelles il faut savoir faire face pour être très efficace ! Je vois que les cartons de produits s’empilent dans un coin de mon institut. B Je décide de griffonner des annotations sur les cartons pour faciliter la recherche des produits. C Il est temps de réfléchir à dégager une zone dédiée au stockage des produits. A Je n’ai pas vraiment de place à consacrer au stock, je vais devoir continuer à trouver les produits au petit bonheur la chance. Malgré une zone de stockage bien définie, je m’aperçois qu’il m’est difficile de trouver facilement les produits. B Je rassemble les produits par ordre alphabétique pour que ce soit plus clair. C Je décide de classer mes produits selon des critères bien précis comme leur succès et leur taux de rotation. A En tirant à pile ou face, je devrais pouvoir m’en sortir assez bien. J’observe que les commandes de réapprovisionnement se font de manière anarchique et nuisent à l’organisation. C Je fixe une réunion avec mon équipe pour assurer une meilleure coordination des commandes selon les réels besoins de l’institut. A Je demande à mes collaboratrices de me trouver rapidement des solutions sous peine de sanctions. B Je désigne d’office une responsable pour gérer plus efficacement le réapprovisionnement des stocks. L’une de mes clientes se plaint que je réussis rarement à trouver le produit qu’elle a décidé d’acheter. B Je lui réponds que j’ai plusieurs marques dans mon institut et qu’il y a forcément toujours un produit qui pourra la satisfaire. A Je m’offusque aussitôt de voir que ma cliente met en cause mon professionnalisme. C Je décide de revoir totalement ma manière de gérer le stock. Malgré mes efforts pour assurer une bonne gestion du stock, j’observe que certaines références sont en surnombre et que d’autres manquent régulièrement. A Je suis désespérée, je ne vois pas comment m’en sortir avec tous ces produits. C Je fais une étude sérieuse auprès de ma clientèle pour identifier les produits best-sellers et ceux qui n’ont pas de succès. B Je fais appel à un coach pour m’aider à progresser. J’annonce à mon équipe qu’on va passer au digital pour assurer une meilleure gestion des stocks mais certaines collaboratrices rechignent. B J’impose une date pour assurer la formation de mes employées à un logiciel performant de gestion du stock. C Je promets des chèques-cadeaux aux esthéticiennes qui se montreront les plus motivées. A Il n’y a pas le choix : toutes mes collaboratrices doivent s’adapter ! La situation s’améliore mais ma gestion des stocks est encore loin d’être au top. B J’ai fait de beaux progrès, je vais m’en contenter. A Je décide de supprimer au hasard des références de produits, ce qui devrait m’aider à mieux m’y retrouver. C Je réfléchis à réduire le nombre de marques proposées dans mon institut pour proposer une offre plus cohérente. La gestion des stocks est désormais excellente dans mon institut et le chiffre d’affaires s’en ressent. C J’organise un pot avec mes collaboratrices pour les remercier des efforts fournis. A Il était temps qu’elles y arrivent, l’exercice n’était quand même pas si compliqué. B Le succès aurait dû être plus rapide, je vais revoir ma façon de manager et de communiquer. RÉPONSES Une majorité de réponses A Vous vous montrez terriblement inefficace dans la gestion de votre stock de produits et votre malaise est visible. Pire, vous êtes à deux doigts d’abandonner la bataille lorsque vous constatez que vos efforts échouent, et que vous êtes dans l’impasse. Reprenez-vous, car cette situation pourrait avoir à terme un impact sur votre chiffre d’affaires ! Sachez qu’il existe différentes méthodes pour bien gérer les entrées et sorties des produits, et n’être ainsi jamais à court d’une référence à succès. De même, veillez à mieux communiquer avec vos collaboratrices sur la façon de procéder, et laissez-les exprimer leurs idées sur le sujet, cela ne pourra avoir que des effets positifs. Prenez simplement le temps de réfléchir à la meilleure manière de gérer votre stock, il y a fort à parier que vos efforts seront à terme récompensés ! Une majorité de réponses B Ne vous laissez pas déstabiliser par votre amateurisme dans la gestion du stock. Vous avez conscience du problème, c’est déjà ça ! Procédez par étapes pour reprendre la main en commençant par dégager une zone, aussi petite soit-elle, qui sera consacrée uniquement au rangement et au classement des produits. À partir de là, veillez à rester toujours très attentive et pointilleuse pour que le stock soit continuellement approvisionné de manière cohérente, et pour que vous puissiez trouver à chaque fois très rapidement le produit qui intéresse votre cliente. Enfin, n’hésitez pas à faire appel à un coach pour vous aider à organiser une bonne gestion de votre stock qui perdurera dans le temps. Vous devriez rapidement observer un effet positif sur votre chiffre d’affaires, avec à la clé une réelle satisfaction de vos clientes, même les plus exigeantes ! Une majorité de réponses C La bonne gestion des stocks n’a pas de secret pour vous, on peut dire que vous êtes un as dans ce domaine. De plus, vous avez l’art et la manière de communiquer à votre équipe l’envie de vous suivre et d’appliquer vos méthodes à la lettre, c’est remarquable ! Cependant, gardez en tête que rien n’est jamais acquis définitivement et que de tout petits détails peuvent venir enrayer le mécanisme bien rôdé que vous avez su instaurer. N’hésitez donc pas à contrôler régulièrement votre stock pour vérifier que tout est à sa place. Et si c’est un peu trop chronophage, sachez déléguer cette tâche à une collaboratrice de confiance pour vous aider. Dans tous les cas, vous devrez toujours faire preuve de maîtrise et de vigilance pour que la gestion de votre stock garde sur le long terme sa fonctionnalité et sa fluidité !