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Contrôle de l'URSSAF, vous avez des droits !

N°662 Septembre 2013
Chaque employeur est susceptible de faire l’objet d’un contrôle de l’URSSAF une fois tous les trois ans. Cette périodicité correspond au délai de prescription des cotisations.

En matière de recouvrement, l'URSSAF ne peut réclamer que les cotisations exigibles au cours des trois années civiles qui précèdent l'année de l'envoi de la mise en demeure et celles exigibles au cours de l'année de cet envoi. Elle vérifie l'assiette, le taux et le calcul des cotisations d'assurances sociales, d'accident du travail, d'allocations familiales dues par l'employeur au titre des salariés ou assimilés, ainsi que des CSG et CRDS sur les revenus d'activité salariée.

Il faut savoir qu'il existe trois types de contrôle : la vérification des déclarations sociales, le contrôle sur pièces et le contrôle sur place.

LA VÉRIFICATION DES DÉCLARATIONS SOCIALES SOUMISE À UN FORMALISME

Lorsque l'URSSAF constate des discordances ou des erreurs dans les déclarations sociales transmises par l'employeur, elle peut lui demander tout document ou information complémentaire.

Cette demande est obligatoirement faite par une lettre recommandée avec avis de réception. Celle-ci doit indiquer : les déclarations et les documents examinés, les périodes concernées, le motif, le mode de calcul et le montant du redressement envisagé, la faculté pour l'employeur de se faire assister d'un conseil de son choix pour répondre aux observations faites (sa réponse devant être notifiée à l'organisme de recouvrement dans un délai de 30 jours) et le droit pour cet organisme d'engager la mise en recouvrement en l'absence de réponse de l'employeur à l'issue de ce même délai.

Si ce dernier fait part de ses observations dans le délai de 30 jours qui lui est imparti, l'URSSAF est tenue de lui confirmer par courrier si elle maintient ou non sa décision.

Dans l'affirmative, elle peut lui notifier une mise en demeure, après avoir répondu aux observations ou bien à l'issue du délai de 30 jours, en l'absence de réponse de l'employeur parvenue dans ce délai à l'URSSAF.

Une remarque : si, à l'issue des vérifications, elle constate que les sommes qui lui ont été versées excèdent celles réellement dues, elle a l'obligation d'en informer l'employeur en précisant les modalités d'imputation ou de remboursement.

LE CONTRÔLE SUR PIÈCES POUR LES PETITES STRUCTURES

L'URSSAF peut pratiquer un contrôle sur pièces des entreprises occupant au plus 9 salariés au 31 décembre de l'année qui précède celle de l'avis de contrôle.

Le contrôle est réalisé par un contrôleur ou un inspecteur du recouvrement, dans les locaux de l'URSSAF, à partir des déclarations dont il dispose et de ceux demandés à l'employeur pour les besoins du contrôle. Il porte sur l'assiette des cotisations et des contributions sur une période maximale de trois ans correspondant à la prescription et s'effectue sur la base des documents déjà en possession de l'organisme et de ceux que lui aura transmis l'employeur.

La vérification doit présenter les mêmes garanties qu'un contrôle sur place : envoi d'un avis de contrôle, remise d'une lettre d'observation à l'issue du contrôle, droit de réponse de l'employeur dans les 30 jours et obligation de réponse du contrôleur.

À défaut de transmission des éléments demandés ou lorsque l'examen des pièces nécessite d'autres investigations, la procédure est clôturée par un document informant l'employeur qu'un contrôle sur place sera engagé.

LE CONTRÔLE SUR PLACE TRÈS ENCADRÉ

Le contrôle sur place est opéré dans les locaux de l'entreprise, quel que soit son effectif par un ou plusieurs inspecteurs du recouvrement.

Il porte sur l'assiette des cotisations et des contributions sur une période maximale de 3 ans correspondant à la prescription des cotisations.

Il est procédé sur la base des documents remis par l'employeur aux inspecteurs, à leur demande.

La vérification doit être réalisée dans le respect d'un formalisme imposé : envoi d'un avis de contrôle, information de l'employeur sur les bases du ou des redressements et respect du droit de réponses dont dispose ce dernier. Tout manquement à ces formalités entraîne l'annulation des sommes redressées.

LE DROIT D'ÊTRE PRÉVENU AVANT LE CONTRÔLE

L'URSSAF a l'obligation d'adresser à l'employeur, au minimum 15 jours avant la date de sa première visite, un avis l'informant du contrôle à venir. Cet avis doit être adressé par lettre recommandée avec avis de réception.

En pratique, l'avis contient le lieu, la date et l'heure du début du contrôle ainsi que la liste des documents à communiquer au contrôleur. Il doit également mentionner qu'une «Charte du cotisant contrôlé» (présentant à l'employeur la procédure de contrôle et les droits dont il dispose pendant son déroulement), lui sera remis, dès le début du contrôle. Le modèle de cette charte est consultable sur Internet www.urssaf.fr.

Une précision importante : l'avis doit impérativement indiquer que l'employeur a le droit, pendant le contrôle, de se faire assister du conseil de son choix. Lorsque l'employeur ne retire pas l'avis de contrôle, l'URSSAF peut néanmoins commencer son contrôle sans autre formalité.

Signalons que si la date fixée ne convient pas à l'employeur, ce dernier a la possibilité de demander un report du rendez-vous. L'URSSAF arrête alors une autre date de première visite. Dans cette hypothèse, l'envoi d'un nouvel avis de contrôle en lettre recommandée avec accusé de réception n'est pas nécessaire.

LA PRÉSENCE DE L'EMPLOYEUR NON OBLIGATOIRE

En principe, la présence de l'employeur au cours des opérations de contrôle n'est pas exigée. Cependant, elle peut s'avérer nécessaire pour conserver à la procédure de contrôle son caractère contradictoire.

Les inspecteurs du recouvrement sont en droit d'interroger les salariés pour connaître leurs nom, adresse ainsi que la nature des activités exercées et le montant des rémunérations afférentes, y compris les avantages en nature. Attention, cette interrogation ne peut avoir lieu que dans les lieux de travail.

Ainsi, un contrôle n'est pas valable lorsque, par exemple, l'audition d'un salarié est opérée dans les locaux de l'URSSAF, même si le salarié s'est présenté spontanément pour vérifier que son employeur l'avait bien déclaré.

Rappelons que, pendant le contrôle, l'employeur a le droit de se faire assister du conseil de son choix. Ce droit doit impérativement être mentionné dans l'avis préalable au contrôle et dans la lettre d'observation remise par l'inspecteur à l'issue de sa vérification.

Une remarque : il a été jugé qu'un inspecteur de l'URSSAF ne peut opérer un redressement de cotisations sur les seules constatations qu'il a pu faire en visitant les locaux de l'entreprise en l'absence du gérant et de tout salarié.

 

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