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N°721 Janvier 2019

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10 réflexes pour travailler efficacement en institut de beauté

Par Arnaud Walleton , Consul
N°721 Janvier 2019
Malheureusement, les journées ne font pas plus de 24 heures et il est difficile de repousser les horaires de travail sans limites. Des solutions existent pourtant pour sortir la tête hors de l’eau.

1 AUTO-DIAGNOSTIQUEZ
VOTRE TEMPS D'OCCUPATION ACTUELLE

Commencez alors par évaluer vos pratiques en listant sur une ou deux semaines les tâches que vous avez accomplies quotidiennement et le temps que vous y avez consacré. Ce «pointage» d'activités est un vrai révélateur d'anomalies : tâches chronophages, tâches insuffisamment ou trop couvertes, tâches mal réparties, tâches effectuées en doublon apparaissent comme une évidence !

Une fois ce bilan objectif sous les yeux, vous pourrez ensuite réfléchir aux moyens de rendre votre travail hors-cabine plus efficace et plus rapide... et gagner de précieuses heures !

2 GAGNEZ DU TEMPS SUR
LES TÂCHES RÉPÉTITIVES ET CHRONOPHAGES

Prenez l'habitude de vous demander comment les réaliser plus rapidement.
De multiples solutions s'offrent à vous :

- Disposer d'un logiciel de gestion et marketing adapté au quotidien de votre centre de beauté pour tout consulter en quelques clics : l'agenda, le fichier clients, la facturation, les performances sans perdre de temps à chercher entre les différents papiers.

- Avoir recours à la réservation en ligne pour mieux gérer les appels et diminuer le temps consacré à se joindre et à planifier les rendez-vous.

- Utiliser l'e-mail transactionnel pour automatiser les messages.

À partir d'un modèle et d'un scénario, un e-mail personnalisé part dès qu'une cliente se conforme aux conditions que vous avez stipulées : la confirmation de rendez-vous et le rappel à J-1, le message de bienvenue, un courrier d'anniversaire, les messages de remerciements dès qu'une cliente est venue réaliser une prestation, une offre personnalisée dès que la fréquence des visites diminue... Tout est mis en «pilotage automatique» !

- Publier un «manuel» dans lequel vous exposez les procédures, les protocoles, les choses à faire et à ne pas faire, les réponses face aux situations difficiles : vous n'aurez plus à répéter X fois la même chose aux différents membres de l'équipe.

3 SACHEZ DIRE NON
AUX «VOLEURS» DE TEMPS !

En moyenne, 1/3 du temps de travail serait «gaspillé» en activités stériles ! Si vous ne protégez pas votre temps, personne ne le fera à votre place !

Créez-vous alors un code de «bonne conduite» :
- Placer le portable en mode «Ne pas déranger» dès que vous vous attelez à une tâche qui nécessite une haute concentration.

- Fermer tous les onglets de votre navigateur qui ne sont pasen relation avec votre sujet de réflexion.

- S'imposer des horaires fixes pour consulter les messageries diverses et comptes sociaux plutôt que d'accepter ces reflexes compulsifs qui vous amènent à les lancer des dizaines de fois par jour.

- Apprendre à dire «non» de manière diplomatique à toutes les sollicitations immédiates des autres pour les replacer sur un créneau qui vous arrange.

- Lancer vos projets dès qu'ils ont atteint un niveau de qualité satisfaisant et s'accorder le droit de les peaufiner et de les améliorer ensuite.

Pour trouver la motivation nécessaire, visualisez les belles choses que vous pourrez faire sur le temps gagné en supprimant les «perturbateurs».  Vous avez le droit de vouloir juste du temps pour lâcher prise et vous occuper de vous. C'est même fortement recommandé !

4 DÉVELOPPEZ VOS COMPÉTENCES

4 Développez vos compétences

Soyez ouverte à tout ce qui peut contribuer à vous aider à mieux faire et à compenser vos faiblesses : le net-working, la lecture assidue des numéros des Nouvelles Esthétiques et Spa de Beauté, la présence à des conférences métier lors du Congrès, le visionnage de vidéos sur Youtube de vidéos et tutos faites par des experts, l'accompagnement par un spécialiste et, bien sûr, la participation à des stages de formation continue !

5 PRIORISEZ

Vous avez davantage intérêt à :
- vous concentrer, en premier lieu, sur les actions les plus susceptibles de produire du résultat,
- décaler certaines tâches non-prioritaires,
- déléguez et/ou externaliser.

Pour faire les bons choix, focalisez-vous donc toujours sur :
Vos objectifs
Si vous avez fixé un cap, il faut maintenir le gouvernail dans cette direction !
Je rencontre, beaucoup d'esthéticiennes qui disent vouloir «développer» leur institut mais qui n'accordent que quelques heures hebdomadaires pour leur stratégie marketing et commerciale. Ce n'est pas cohérent ! Si c'est votre objectif, il faut en faire votre priorité !

La valeur du temps de travail
Si vous passez votre temps à aller à la banque, faire des courses pour votre institut, préparer les cabines ou les nettoyer, alors que quelqu'un d'autre, dont la valeur horaire est moindre, pourrait le faire, vous perdez de l'argent ! Mieux vaut déléguer.

L'urgence et l'importance des tâches
Si vous gérez les tâches sans les hiérarchiser, vous allez partir dans tous les sens ! Celles qui sont urgentes et importantes n'attendent pas, celles qui sont non urgentes et importantes doivent être planifiées, les autres peuvent être déléguées voire supprimées.

Votre enthousiasme
Mieux vaut avoir recours à un expert qui maîtrise parfaitement son domaine et vous éclater sur les tâches où vous êtes particulièrement efficaces.

6 ANTICIPEZ

Débuter la semaine en vous demandant ce que vous allez accomplir sur le temps imparti est le meilleur moyen de perdre en efficacité !
Dédiez donc toujours en amont quelques heures pour sortir le calendrier où vous avez noté les dates importantes liées à l'exploitation de votre institut et faites la liste des tâches à réaliser qui en découle.

Cette méthode est aussi «magique» puisqu'elle amène le subconscient à commencer à travailler ! Aussi votre pensée et vos idées seront-elles déjà plus claires lorsque vous débuterez la tâche pour de vrai.

7 FIXEZ-VOUS DES LIMITES TEMPORELLES

Prenez l'habitude d'associer une durée réaliste pour chacune des tâches à effectuer... et de surveiller que vous vous y tenez. Vous travaillerez plus rapidement du fait de la pression liée à la volonté de respecter le délai.

Pour les projets plus conséquents ou moins urgents, mettez-vous une date buttoir pour les réaliser. Ne les repoussez pas plus d'une fois pour rester dans une logique de crédibilité.

8 PLANIFIER VÉRITABLEMENT VOS ACTIVITÉS

Planifier, c'est déterminer à l'avance ce que vous ferez et quand vous le ferez. Et son pouvoir est phénoménal : ce qui est planifié nous engage, nous rend responsable... et on le fait parce que c'est écrit sur l'agenda et parce qu'il serait indécent de gâcher ce temps qui aurait pu être utilisé à accueillir des clientes !
Créez une «routine», qui va vous permettre de travailler par automatisme. Vous pouvez, par exemple, associer un domaine à un jour de travail : le lundi, c'est le financier ; le mardi, le développement commercial...

L'idée de tout faire rentrer dans des cases et de s'astreindre à des habitudes qui manquent de fantaisie ne plaît certes pas à tout le monde, pourtant, c'est toujours en faisant preuve de bon sens et de méthode que l'on obtient les meilleurs résultats sur le long terme.

9 CENTREZ-VOUS SUR UNE SEULE ET UNIQUE TÂCHE

Le multitâches vous ralentit : il vous faudrait 15 minutes en moyenne pour reprendre, retravailler avec la même concentration qu'avant l'interruption.
De plus, quelle est l'utilité d'entamer plusieurs choses à la fois si c'est pour les laisser toutes en plan ? Finalement, cela va vous décourager de voir tous ces chantiers à terminer !

10 GARDEZ UN RYTHME HUMAIN

S'épuiser finit toujours pour devenir contre-productif. Prenez plutôt l'habitude de travailler par cycle de 90 minutes maximum : c'est suffisamment de temps pour bien avancer les dossiers tout en restant en harmonie avec nos contraintes physiologiques.

Pour développer votre productivité, il vous faut également un environnement favorable à la concentration.

Après ce temps de travail, accordez-vous une pause de 15 minutes : faire circuler le sang et l'énergie dans le corps est capital pour avoir un cerveau performant !

Mode de vie sain, respect du biorythme et pensée positive vous aideront enfin à mieux vous organiser. Finalement, il ne s'agit que de préserver votre corps, de savoir l'écouter et de s'adapter à son rythme naturel.

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