Cela ne doit pas pour autant occulter les inconvénients : utilisation de clauses parfois restrictives pour l'institut, commissions à payer, sous-traitance de la relation client, présence de nombreux concurrents sur le même site, e-réputation potentiellement tachée par la présence d'avis sans modérateur.

Alors, oui, c'est vrai que c'est pratique de passer par ces centrales de réservation en ligne... mais il faut s'assurer que cette simplicité-là est bien avantageuse pour vous également !

REPROCHE N° 4 : AVEC UN SYSTÈME DE RÉSERVATION EN LIGNE, LES RENDEZ-VOUS ANNULES SE MULTIPLIENT

On a souvent tendance à croire que la clientèle s'investit davantage en prenant rendez-vous directement sur place ou par appel téléphonique que lorsqu'elle a recours à la réservation en ligne. Le manque d'approche relationnelle lui ferait oublier plus facilement son engagement... ou la rendrait moins scrupuleuse à le faire sauter, sans même daigner en avertir l'institut.

Prenons néanmoins un peu de recul... Pour limiter véritablement les annulations de dernière minute, deux solutions s'offrent à vous.

La première consiste à rappeler systématiquement les clientes la veille de leur rendez-vous pour le leur confirmer et s'assurer de leur disponibilité. C'est efficace mais terriblement chronophage.

C'est d'ailleurs ce qui peut inciter à opter pour la deuxième alternative : prévoir des conditions d'annulation dissuasives avec paiement partiel en cas de non-présentation. Je sais pourtant que beaucoup d'esthéticiennes ont quelques difficultés à aborder cette question-là de visu.

Dans cet objectif, un logiciel de rendez-vous en ligne peut vous apporter un soutien considérable puisqu'il prévoit ces deux options automatiquement. La réservation déclenche, en effet, un rappel de rendez-vous par mail ou SMS sans que vous ayez à vous en occuper et elle nécessitera une carte bancaire pour la valider.

Vous pouvez donc créer une politique d'annulation -et facturer des frais en cas d'absence au rendez-vous- tant qu'elle est visible et acceptée par la clientèle.

Avec de telles fonctions, pourquoi voulez-vous que le nombre de rendez-vous nonhonorés explose ? C'est plutôt à une courbe descendante qu'il faut s'attendre !

REPROCHE N° 5 : UNE SOLUTION DE RÉSERVATION EN LIGNE C'EST CHER !

C'est vrai que les dépenses de fonctionnement d'un institut finissent par représenter une somme bien rondelette à la fin de chaque mois et que cela ne laisse pas d'autre alternative que de faire entrer beaucoup d'argent, alors que l'environnement n'est guère réjouissant. Le budget «équipement» n'étant pas extensible à volonté, il faut donc bien choisir et renoncer à ce qui l'impacte trop.

Parce qu'il s'agit d'un investissement «technologique», beaucoup d'esthéticiennes ont tendance à croire que «c'est du lourd».

Mentalement, elles élaborent la liste d'équipements ou de services qu'elles pensent être nécessaires : PC, site Internet, coûts du logiciel, webmaster pour paramétrer et modifier l'interface, infographiste pour faire un beau design... Elles reposent alors la calculatrice avant d'avoir estimé le moindre coût, pariant qu'il sera obligatoirement hors de portée.

C'est dommage car il existe de nombreuses solutions qui sont beaucoup plus économiques que ce que l'on croit : option à tarif préférentiel à partir de votre logiciel de gestion commerciale, sociétés spécialisées offrant des services de base performants à partir de 20 € par mois, le tout avec une facilité de création et de mise à jour qui vous dispense des services d'un webmaster.

Renseignez-vous auprès des fournisseurs et comparez. Vous trouverez assurément de quoi casser le mythe du «cher» logiciel de réservation en ligne !

Les clients beauté/bien-être seraient aujourd'hui près de 33 % à réserver leurs soins en dehors des heures traditionnelles d'ouverture de l'institut. S'il n'est possible de prendre rendez-vous chez vous que lorsque l'institut est ouvert et que vous êtes disponible pour répondre, vous passez alors à côté de deux belles opportunités.

• La première, c'est la perspective de satisfaire une clientèle qui trouve ce processus ultra-pratique, rapide et complètement adapté à son mode de vie...

• La seconde, c'est bien sûr de développer votre chiffre d'affaires en boostant le taux de fréquentation en cabine.

Des témoignages de clients comblés par la réservation en ligne parlent de 350 rendez-vous supplémentaires par an... Je vous laisse sortir la calculatrice et estimer le CA supplémentaire dégagé ! Il y a donc de quoi être plus sereine !

D'autre part, pour vous, la gestion automatique des rendez-vous, c'est aussi plus de temps libre pour vos activités principales, moins de stress, moins de dépenses sur le poste «accueil/réception», moins d'appels perdus lorsque vous travaillez en solo et que vous êtes en cabine, une réponse beaucoup plus efficace que l'éternel -et agaçant- répondeur téléphonique, l'accès à des données clients que vous pourrez utiliser lors de vos prochaines opérations commerciales.

CONCLUSION

À l'issue de cette analyse, nous pouvons donc constater que bon nombre des freins liés à l'utilisation d'un logiciel de réservation en ligne résultent davantage d'une méconnaissance de l'outil et de la force des idées reçues sur la question.

Alors, même si jamais vous ne pensiez remiser un jour votre cher agenda manuel, peut-être est-il venu le temps d'accepter que rien n'est immuable et qu'il est nécessaire de s'équiper maintenant parce qu'il en est de votre intérêt ?