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N°718 Octobre 2018

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Combien de temps conserver des documents administratifs et comptables d’une entreprise ?

, CNAIB
N°677 Janvier 2015
Combien de temps conserver les documents administratifs et comptables de votre entreprise : impôts, relevés bancaires, grand livre, comptes annuels, bulletins de paie, TVA, registre du personnel... La fédération de l'esthétique, la CNAIB vous répond.

La CNAIB est votre fédération et elle vous donne toutes les réponses aux questions que vous vous posez.

LES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS
ET COMPTABLES A CONSERVER

Documents comptables : article L123-22 du code de commerce

  • Livre-journal, grand livre... : 10 ans au minimum.
  • Les comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexes) sous leur forme originale pendant 10 ans au minimum.
  • Pièces justificatives comptables : 10 ans au minimum.
  • Relevés bancaires, souches de chèques : 5 ans (professions commerciales et libérales).

Déclarations fiscales : article L169 à L176 du code de procédures fiscales

  • Impôt sur le revenu ou impôt sur les sociétés : 3 ans à partir de l'année d'imposition.
  • Déclaration de bénéfices (BNC, BIC, BA) : 2 ans à partir de l'année d'imposition.
  • CFE et CVAE : 3 ans.
  • Taxe sur le chiffre d'affaires : TVA... : 3 ans.

Documents sociaux

  • Bulletins de paie : 5 ans pour l'entreprise (article L3243-4 du code du travail) et indéfiniment pour le salarié.
  • Registre unique du personnel : 5 ans à partir du départ en retraite du salarié (art. R1221-26 du code du travail).
  • Documents de charges sociales : 3 ans (art. L244-3 du code de la sécurité sociale).

Cette liste n'est pas exhaustive, pour de plus amples informations ou des cas particuliers vous pouvez vous référer au site servicepublic.fr Par ailleurs, ces délais sont légaux.

Un manquement à ces règles vous exposerait donc à des sanctions ou des amendes qui pourraient être évitées simplement par la conservation des documents. Il est donc conseillé de toujours conserver ces documents durant la durée légale mais aussi une ou deux années supplémentaires afin de se protéger au mieux.

N.B. : depuis le 19 juin 2008, le délai de recours commercial est de 5 ans et non plus de 10 ans.

LES DÉLAIS DE PRESCRIPTION (OU DÉLAI DE REPRISE)

L'Administration ne peut plus réclamer après combien de temps ?

- Impôt sur le revenu et impôt sur les sociétés : 31/12 de la 3ème année suivant la date d'exigibilité de l'impôt.
Pour les adhérents de centres et associations de gestion : 31/12 de la 2ème année.
Ce délai est amené à 10 ans en cas de fraude, non déclaration ou déclaration tardive de la part du contribuable (Article L169 et suivants du livre des procédures fiscales).

- TVA et taxes annexes : 31/12 de la 3ème année suivant l'année d'exigibilité de la taxe (art. L176 du livre de procédures fiscales). Ce délai est aussi diminué à 2 ans pour les membres de CGA et d'AGA.

- Droits d'enregistrement et ISF : (article L186 du livre des procédures fiscales).

  • Dans le cas normal de déclaration : 31/12 de la 3ème année suivant l'acte.
  • En cas d'omission ou d'insuffisance déclarative : 31/12 de la 6ème année suivant l'acte.

- Impôts locaux : 31/12 de la première année suivant celle au titre de laquelle l'imposition est due (art. L173 du livre des procédures fiscales).

Attention, il ne pas confondre droit de reprise et droit de vérification.

  • Le droit de reprise correspond, pour l'Administration, à la possibilité de réclamer le paiement des sommes dues au titre des années non prescrites.
  • Le droit de vérification est la possibilité de vérifier tous les documents des années antérieures même prescrites.

C'est le cas lorsque ces documents ont un lien avec la procédure en cours. Le délai de prescription empêche seulement la réclamation des sommes mais n'empêche pas le contrôle.

C'est la raison pour laquelle il ne faut pas se fier au délai de prescription mais au délai de conservation des documents pour savoir jusque quand garder ses documents. Même si l'Administration ne peut réclamer après 3 ans en temps
normal, elle peut demander à vérifier sur 6 ans ou plus.

LES DÉLAIS DE RÉCLAMATION
POUR LE CONTRIBUABLE

Article R*196-1 et 2 du livre de procédures fiscales.

  • Délai général : à peine d'irrecevabilité, le 31/12 de la 2ème année suivant celle de la réalisation de l'événement qui motive la déclaration.
  • Cas particulier : à peine d'irrecevabilité le 31/12 de l'année suivante si réception d'un avis d'imposition rectificatif ou dans le cas des prélèvements libératoires sur les capitaux mobiliers.
  • Impôts locaux : 31/12 de l'année suivant celle de l'événement motivant la réclamation.

Cliché Roman Dekan

CNAIB. Tél. 05 46 41 69 79.
www.cnaib.fr

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