Mon institut est un succès : j'en ouvre un deuxième ?

Gérer un institut ou plusieurs : est-ce vraiment pareil ? 

Dans les accompagnements que nous proposons auprès des chefs d’entreprise beauté bien-être, nous rencontrons de plus en plus de gérantes qui gèrent plusieurs instituts : deux, trois !

Mais au bout de quelques mois ou années à gérer plusieurs centres, certaines font parfois machine arrière, écrasées sous le poids des tâches professionnelles et qui, bien souvent, sacrifient leur vie personnelle.

Voici les clés à vérifier pour vous aider à mettre toutes les chances de succès de votre côté.

Vos indicateurs sont-ils au vert ?

Lorsque vous créez un institut, il est logique de vous fier à votre comptable, ou à l’accord de votre banquier pour financer ce projet et avoir une sorte de validation extérieure : «Oui votre projet est viable». Cependant, lorsque nous accompagnons les chefs d’entreprise, nous reprenons en premier lieu leurs indicateurs clés de performances et nous réalisons un véritable prévisionnel budgétaire. La plupart du temps, ces aspects-là ne sont pas traités : ni par votre comptable, ni par votre banquier.

Donc, dans un premier temps, vérifiez si, pour votre institut existant, vos indicateurs de performances sont vraiment optimisés :

- Vos taux d’occupation par praticienne : êtes-vous au minimum à 80 % pour l’ensemble des membres de votre équipe ?

- Vos taux d’occupation par cabine : êtes-vous au minimum à 50 % pour l’ensemble de vos espaces/postes de travail ?

- La part de CA ventes dans votre CA total : êtes-vous au seuil minimal de 20 % ?

- Votre marge nette : est-elle à 25 % ?

- Votre taux de fidélisation client : est-il à 80 % ?

Si toutes ces cases ne sont pas cochées, il faudra reprendre la gestion de vos performances et revoir votre rentabilité, avant de penser à ouvrir un nouveau centre. Mais si tous ces voyants sont au vert, cela constitue une bonne base financière saine.

Le prévisionnel budgétaire pour le 2ème espace 

Mais attention, il s’agit là d’un prévisionnel qui vous permettra de fixer vos objectifs de CA en fonction de vos capacités réelles de production (à la différence du prévisionnel édité par votre comptable).

Enfin, dernière étape par rapport à la rentabilité de votre nouveau centre : vérifiez bien, une fois votre prévisionnel budgétaire construit, la rentabilité de votre carte de soins. En effet, si vous faites un simple «copié-collé» de votre carte du Centre A au Centre B, il y a fort à parier que votre marge nette par prestation sera faussée.

Préparez bien votre gestion financière et maîtrisez chaque indicateur de performances pour vous assurer des business rentables et pérennes.

Chassez votre ennemi n°1 : le micro management

Un des pièges les plus récurrents pour ces gérantes qui ont plusieurs centres est le micro-management.

Il se manifeste sous différentes formes comme :

- Des difficultés à déléguer : «Je vais m’en occuper, ça ira plus vite».

- Un manque de confiance vis-à-vis des équipes : «Cela ne sera pas aussi bien fait que si c’est moi qui m’en occupe».

- Penser que vos esthéticiennes doivent passer tout leur temps à effectuer des prestations et être en cabine : «Elles font rentrer de l’argent».

- Si vous êtes en cabine, penser que vos clientes ne voudront pas passer avec votre équipe : «Cela fait des années que je m’occupe d’elles, si je quitte la cabine, elles ne reviendront pas».

- Réaliser des tâches où votre valeur ajoutée n’est pas utile, comme aller faire les courses (café, ampoules, papier toilette, recharge savon, …).

- Votre équipe qui vous sollicite pour un oui ou pour un non, y compris et surtout sur vos jours de repos : «Désolée de vous déranger mais je ne trouve pas les rouleaux de draps d’examens qu’on a reçus hier».

Si vous êtes en proie au micro-management, cela signifie que tout repose sur vos épaules.

Malheureusement, avec plusieurs centres, cela n’est pas tenable. Ce micro-management, aujourd’hui «tolérable», sera votre pire ennemi dans la durée. Pour parer à cela, le management d’équipe est obligatoire.

La solution : le plan de management

Il vous faudra un plan de management organisé à l’année pour vous permettre de déléguer, de motiver, de fixer des objectifs, de suivre les individus et de fédérer la cohésion d’équipe, pour faire en sorte que votre équipe vous aide vraiment à réaliser votre vision d’entreprise.

Le management est un outil très puissant car, dès que vous avez mis en place ce système, vous vous libérez du temps et gagnez encore plus d’argent.

Sans oublier que vos compétences en management vous permettront de recruter l’équipe de votre nouveau centre, de manière plus efficace. L’objectif : vous entourer de véritables perles rares qui seront engagées dans votre projet d’entreprise et que vous pourrez développer tout au long de l’année.

Si vous vous dites «Je ne sais pas faire», «Je ne suis pas bonne en management» ou «J’ai essayé mais je n’y arrive pas», il est essentiel de vous former au management d’équipe avant d’aller plus loin dans votre projet.

La gestion du temps 

Vous gérez un institut et vous êtes en cabine plus de 50 % du temps ? Dans certaines configurations de centres, cela peut être possible. L’équilibre est souvent dur à trouver cependant, entre vos heures de soins, vos tâches de chef d’entreprise, votre rôle de manager et votre vie personnelle. Peut-être avez-vous déjà cette impression que votre emploi du temps est bien chargé ?

Et bien dites-vous qu’avec un nouveau centre, cela sera encore pire. Alors soyez préparée du mieux possible car votre time management sera mis à très rude épreuve. Votre métier va considérablement changer avec plusieurs centres, puisque vous allez passer de «manager d’une boutique» à «entrepreneuse». C’est donc en tant que cheffe d’entreprise que vous allez pleinement évoluer et allouer votre temps à ces tâches qui vous incombent.

Listez les différentes missions

Soyez consciente de toutes les tâches que vous allez devoir accomplir sur une semaine : faites la liste de ces tâches de manière exhaustive.

Planifiez tout

Ensuite, à partir de votre liste de tâches, planifiez votre agenda à l’année : avant l’ouverture, pendant les travaux, puis après l’ouverture. Vos missions seront amenées à évoluer en fonction de l’avancement de votre nouveau projet. Créez vos agendas types sur chacune de ces périodes pour vous aider à y voir clair et veillez à vous fixer des objectifs réalisables : il n’y a que 168 heures dans une semaine !

Organisez votre équipe

Pensez à créer la structure d’équipe nécessaire dans vos deux centres : entourez- vous d’une assistante manager ou responsable dans chacun de vos centres. Une bonne assistante vaut de l’or : elle sera votre relais privilégié et vous permettra de déléguer. Formez cette assistante au management également car son rôle est primordial dans la réussite de vos projets.

Le début d'une aventure...

L’ouverture d’un deuxième centre est bien différente de votre premier centre. Certes, vous connaissez car vous êtes déjà passée par là. C’est un réel atout mais cela ne suffit pas. Votre métier va changer. Votre agenda aussi. Alors, autant vous préparer le mieux possible pour éviter de le regretter par la suite.

Développez dès à présent vos compétences de cheffe d’entreprise pour vous épanouir pleinement dans ce beau projet ! Je vous invite à partager vos expériences sur la page Facebook des Nouvelles Esthétiques et sur le Groupe Facebook Spa Managers & Gérants Beauté Bien-Être.