Les secrets du time management

J’accompagne des femmes gérantes d’institut de beauté depuis de nombreuses années et j’observe que, depuis la crise Covid, ce phénomène qui s’est amplifié : celui d’avoir le sentiment de manquer de temps.

Manque de temps au travail, manque de temps pour sa vie personnelle, manque de temps pour accomplir ce vous apparaît comme important pour votre avenir.

Votre quotidien 

Prenons le temps d’identifier ce qu’il se passe. Votre quotidien de gérante beauté doit peut-être ressembler à cela :

8h00 : Départ pour l’école. C’est la course bien sûr pour que tout le monde accepte de mettre son manteau, ses chaussures, et de bien vouloir prendre la route.

8h45 : Ouf ! tout le monde est occupé, vous vous dirigez vers votre institut en pensant à toutes les tâches urgentes que vous avez à accomplir et à Mme Dupond qui vient aujourd’hui pour son soin, et… Mais tout d’un coup, SMS : votre collaboratrice Alice vous annonce qu’elle est souffrante, elle vous envoie son arrêt de travail.

8h50 : Branle-bas-de-combat pour ouvrir en urgence, regarder le planning de RDV et trouver une solution pour recevoir les clientes d’Alice. Deuxième SMS : Charlotte vous annonce qu’elle aura un peu de retard : «Est-ce que quelqu’un peut me préparer ma cabine svp ?».

9h02 : Les clientes d’Alice et Charlotte sont arrivées : vous essayez de gérer la situation «calmement» et avec le sourire bien sûr ! Vous annulez vos RDV fournisseurs de la matinée pour prendre soin des clientes d’Alice. Vous ferez ces autres tâches administratives plus tard…

9h11 : Charlotte arrive. Ouf, un premier soulagement, sa cliente commençait à s’impatienter. Tout le monde part en cabine.

Vous essayez de vous concentrer tant bien que mal sur ce que vous raconte Mme Blanc (cliente d’Alice). Mais tout à coup, panique, le rendez-vous plombier que vous avez eu tant de mal à obtenir arrive dans une heure et vous serez en massage ! Un vent de panique vous submerge à nouveau.

9h45 : Tout ce que vous aviez prévu de faire ne se passe pas du tout comme prévu.

Résultat : Ce soir en rentrant, une fois que les enfants seront couchés, après une journée à courir partout entre la cabine, le téléphone, les clientes, les fournisseurs, l’équipe… vous vous mettrez au travail sur vos tâches administratives.

Courage, vous pourrez peut-être vous coucher entre minuit et heure du matin !

C’est vous qui décidez ! 

Ce scénario est malheureusement connu par la plupart des chefs d’entreprise de notre secteur. Mais ce n’est pas une fatalité à «accepter» parce que «c’est comme ça». En réalité, même si la situation vous apparaît inextricable : c’est vous qui décidez. Mais, bien sûr, avec les bons outils de travail, cela vous sera d’une grande aide.

Étape n°1 : Comprenez vos missions de chef d'entreprise 

Il y a une grande différence entre être esthéticienne et être chef d’entreprise d’un institut de beauté. Quelques gérantes l’ont compris mais encore trop peu à ce jour.

En tant qu’esthéticienne, vos missions sont de prendre soin de vos clientes en réalisant les prestations et services, en donnant les conseils et recommandations pour permettre à chacune de vos clientes d’obtenir un résultat.

En tant que chef d’entreprise d’un institut de beauté, votre mission est de gérer votre entreprise et rentabiliser votre activité.

Pour ce faire, vous devez endosser plusieurs casquettes qui viennent s’ajouter à celle que vous avez déjà : esthéticienne.

Parmi vos missions de chef d’entreprise, vous devez notamment :

Gérez le pilotage financier de votre entreprise

Il s’agit de créer vos prévisionnels d’activité pour déterminer vos objectifs de CA, créer vos budgets (ventilation de vos dépenses et de vos investissements), suivre et analyser les performances grâce aux indicateurs clés qui vous aident à prendre les bonnes décisions stratégiques pour votre business.

Cela nécessite de votre part les connaissances et la compréhension financières propres aux instituts. Si vous ne vous reposez que sur votre comptable ou sur un stage que vous avez suivi auprès de la Chambre de Métiers au moment de votre installation, ce n’est malheureusement pas suffisant.

Bon nombre de gérantes sont pénalisées par le manque de compétences en gestion, en rentabilité de leur centre. Cela se traduit par des décisions et des achats d’impulsion qui peuvent mettre en danger la santé financière de l’entreprise !

Soyez un leader pour votre équipe

Nous sommes dans une période délicate en termes RH : peu, voire pas de candidates lorsque vous avez besoin de recruter, un absentéisme qui monte en flèche, une perte de motivation et un manque de performances de la part des collaboratrices…

Aujourd’hui, encore plus qu’hier, lorsque vous travaillez avec une équipe, vous devez non seulement maîtriser les techniques de management propres à votre secteur d’activité, mais surtout vous développer en tant que leader.

Votre rôle de leader est absolument déterminant dans la réussite et le développement de votre entreprise : car un système qui ne repose que sur vous n’est pas un bon système. Il vous faut pouvoir déléguer. Il est donc indispensable de vous former à ces compétences pour pouvoir être le leader d’équipe que vous rêvez d’être.

Créez votre stratégie marketing et communication

C’est en général ce qui occupe le plus d’espace mental (à quasi-égalité avec les préoccupations liées au personnel).

Comment communiquer ? Que mettre en place pour attirer les clientes ? Comment fidéliser les clientes existantes ? Que mettre en place pour réveiller les clientes dormantes ? À ces questions, s’ajoute le stress de «et si ça ne marche pas ?»… Les tâches liées à la partie marketing et communication sont souvent énergivores et on peut y consacrer un temps bien trop important par rapport aux autres missions.

Et le constat est que pour beaucoup, le marketing se fait à la dernière minute !

Si c’est votre cas, dites-vous que ce n’est pas un bon marketing car la stratégie se planifie à l’année. Alors, avant de vous jeter corps et âme dans des formations digitales, prenez le temps de reposer les choses : créez votre stratégie de marque, votre identité marketing et utilisez un calendrier marketing à l’année. Vous gagnerez un temps précieux dans la construction de vos contenus de communication.

Optimisez la rentabilité de votre parcours client

Il s’agit là d’un travail de fond pour analyser à quel moment, dans votre parcours client, vous perdez la vente : une cliente qui n’a pas acheté les produits recommandés ? Une autre qui n’a pas rebooké ? Un appel pour des informations sur vos soins qui n’a pas été transformé en réservation immédiatement ? Tous ces scénarios qui se déroulent quotidiennement dans votre institut ne sont pas sans solution.

Ils font partie de l’un de vos chantiers de travail en tant que gérante. Mais évidemment, pour cela, il faut pouvoir accorder du temps à cette mission. D’autant plus que c’est une tâche qui doit apparaître comme récurrente sur votre agenda : on n’a jamais fini de sublimer son parcours client et le rendre plus performant !

Ces quatre axes sont donc votre «part du contrat» de chef d’entreprise d’un institut de beauté. Il est indispensable d’avoir toutes ces missions dans votre esprit, car, en matière de gestion du temps, il va falloir tout caser. Sans vous et sans ces missions, votre entreprise ne peut exister ou se développer.

Sans comprendre vos tâches de manière précise et sans développer vos compétences sur ces quatre axes, vous vous retrouverez dans le scénario de hamster décrit plus haut, à travailler son «admin», le soir à la maison ou sur vos jours off. Et c’est le serpent qui se mord la queue…

C’est pourquoi, une fois toutes vos missions listées, une fois que vous vous êtes formée à ce métier de chef d’entreprise d’un institut de beauté, vous pouvez mettre en application les outils de gestion du temps.

Étape n°2 : Apprenez autrement en accomplissant plus et de manière plus sereine

Devant l’ampleur de la tâche, certaines peuvent se décourager, se sentir coupable de ne pas pouvoir faire plus, de ne pas savoir faire. Rassurez-vous, c’est absolument normal de ressentir cela. Je vous rappelle que lorsque vous avez été formées à ce métier d’esthéticienne, on vous a appris à être des techniciennes, des artisanes.

C’est en effet une partie importante du métier. Mais qu’en est-il de vos tâches en tant que chef d’entreprise artisanale ? C’est en vous formant en continu que vous allez pouvoir apprendre à travailler autrement. Le but étant de vous épanouir pleinement dans votre vie professionnelle et de pourvoir profiter de votre vie personnelle.

Alors, voici quelques habitudes pour mieux gérer votre temps :

Les procédures

En général, peu d’instituts disposent d’un manuel de procédures. Il s’agit pourtant d’un outil qui vous fait gagner un temps précieux. Ce manuel de procédures est une sorte de classeur dans lequel vous allez créer plusieurs chapitres et décrire le process, le «comment faire pour…».

On retrouve dans ce manuel vos protocoles de soins bien sûr, mais aussi votre procédure d’installation d’une cabine, de traitement du linge, de gestion des stocks, de suivi et satisfaction des clients, de gestion des réservations, d’optimisationdes plannings…

L’intérêt de ces procédures

Premièrement, pour rendre les membres de votre équipe autonomes, faites le relevé de temps que vous passez chaque jour et chaque semaine à répondre aux sollicitations des unes et des autres, à ré-expliquer des choses que vous avez déjà répétées maintes et maintes fois ! Et bien, c’est autant de temps gagné grâce à vos procédures !

Deuxièmement, avoir ces procédures vous permet de faire fonctionner votre business quand vous n’y êtes pas. C’est un des grands avantages en tant que chef d’entreprise : la possibilité de partir de votre institut sans rendre de compte à personne, bien sûr, si tout le monde sait comment procéder dans les règles de l’art.

Les procédures vous permettent cela. Il est vrai que pour créer ce manuel, cela va vous demander du temps de rédaction. Mais rassurez-vous : il existe des trames de procédures spécifiques aux instituts de beauté déjà créées pour vous permettre de gagner du temps.

Travaillez votre to do liste efficacement

Votre to do liste est un outil indispensable pour répertorier l’ensemble des tâches que vous devez mener à bien au fil des semaines. Malheureusement, cet outil est souvent mal utilisé et appréhendé.

Voici donc comment gérer votre temps efficacement grâce à la to do liste :

Trop de to do liste tue les to do liste

Élaborez une seule et unique liste composée de deux colonnes : une pour vos objectifs professionnels et une autre pour vos objectifs personnels. Il est important que ces deux listes, personnelles et professionnelles, soient visibles immédiatement en même temps sur un même support. De cette manière, vous pouvez vous focaliser sur les deux et parvenir à un équilibre vie privée/vie professionnelle.

Arrêtez de créer plusieurs listes dans différents endroits (une sur votre téléphone, une autre sur un carnet, une autre sur un post-it). Regroupez l’ensemble de vos listes en une seule vous permettra de voir plus large.

Le précieux petit carnet

Adoptez un support comme exutoire : ayez toujours avec vous un petit carnet sur vous afin d’y noter toutes vos idées dès qu’elles vous viennent à l’esprit. De cette façon, vous vous libérez l’esprit de l’affluence des idées, de choses à faire, réelle source de stress. Lorsque vous faites les mises à jour hebdomadaires de votre to do liste, reprenez les choses les plus importantes qui apparaissent sur votre carnet.

Vous finirez par devenir très créative. Faites des mises à jour hebdomadaires : chaque lundi, mettez à jour votre to do liste. Répartissez vos objectifs de la semaine sur chaque journée. Par exemple : «Le mardi, je travaille sur la comptabilité le matin et sur le recrutement l’après-midi, le mercredi, je finalise mon action marketing, le jeudi, vendredi et samedi, je suis en cabine avec les clientes».

Planifiez vos chantiers

Dessinez une chronologie : procurez-vous un calendrier annuel et reportez-y tous les événements fixes, comme les réunions mensuelles. De cette manière, vous pourrez planifier vos temps de préparation de ces événements ainsi que vos périodes propices aux vacances par exemple.

Priorisez vos priorités : c’est la règle la plus difficile à suivre car quand vous êtes surmenée, tout vous semble être une priorité. Mais si vous notez vos tâches et que vous regardez votre calendrier, vous saurez par où commencer.

Soyez réaliste

Vous ne pouvez pas tout faire en un jour. Le plus de pression vous vous mettrez, le moins efficace vous deviendrez.

Soyez disciplinée

Évitez les pertes de temps. Les pertes de temps apparaissent sous diverses formes : la cliente qui tient à discuter avec vous pendant des heures, l’esthéticienne qui veut vous raconter sa dernière soirée… C’est à vous de gérer ces pertes de temps.

Une tâche à la fois

Il est crucial de vous focaliser sur une tâche à la fois : éteignez votre téléphone et vos notifications emails et consacrez votre entière attention à la tâche que vous avez choisie. Donnez-vous une à deux heures pour ne faire que cela. Vous serez réellement efficace. Quant à l’esthéticienne bavarde, gérez ses attentes :

«J’ai 5 minutes pour toi». Passez plus de temps avec elle plus tard, lorsque vous le pourrez pour maintenir une bonne relation, mais décidez de quand, car vous êtes responsable de votre temps.

La gestion de votre temps est au centre de tout !

La gestion de votre temps est au centre de tout ce que vous faites et vous procure indéniablement plus de liberté.

Que vous soyez lève-tôt ou non, c’est la procédure qui compte. Le plus difficile est de tenir sur la durée. C’est pourquoi vos habitudes de travail et votre organisation doivent changer en profondeur.

Cela prend plusieurs mois afin que votre nouvelle gestion du temps s’ancre dans votre quotidien comme un réflexe.

Au sein du programme Start & Reset, j’apprends aux gérantes à mettre en pratique ces habitudes, tout en leur apprenant comment faire pour être une chef d’entreprise épanouie et performante, qui avance plus sereinement vers sa vision.

Et vous ? Qu’allez-vous changer dans votre organisation pour 2022 ?