L'outil de gestion, c'est ma tête !

J’étais débordée par le téléphone.

J’avais la volonté de pouvoir garder le contact avec mes clientes par mail, par SMS, j’avais beaucoup de mal à me dire qu’il fallait que j’attende que ma cliente revienne d’elle-même sans pouvoir la stimuler, lui donner envie de revenir plus vite pour d’autres choses.

Trouver le bon logiciel 

J’ai beaucoup cherché, j’ai essayé différents logiciels et puis, en allant trouver des informations sur les groupes dédiés aux esthéticiennes, aux instituts de beauté, j’ai vu plusieurs fois le nom de Kiute qui ressortait. 

Je m’y suis intéressée, j’ai fait un essai et, là, c’était une évidence : c’était intuitif, très simple d’utilisation, toutes les informations sautaient aux yeux. Pour mon premier institut, j’ai pris Kiute après trois ou quatre mois, pour le second, je l’ai pris immédiatement.

L’avant/après Kiute

Dès que j’ai pris Kiute, ça a immédiatement changé les choses, je ne me sentais plus esclave du téléphone. Ma messagerie téléphonique indiquait qu’il fallait se rendre sur le site Internet pour prendre rendez-vous. Les clientes ont joué le jeu parce que nous en avions parlé.

Elles ont compris très vite que prendre rendez-vous en ligne était pour moi un vrai soulagement dans mon organisation. Aujourd’hui, 60 % de mes rendez-vous se prennent sur Internet, le téléphone sonne 60 % de moins !

Kiute au quotidien 

Au quotidien, cet outil de gestion, c’est ma tête ! Je n’ai plus rien à penser, je note tout sur chaque fiche cliente, les bons cadeaux se vendent tout seul, l’agenda se gère très facilement, les rendez-vous s’annulent et se reprennent, la TVA se calcule toute seule… J’ai l’impression que je peux me consacrer vraiment à l’animation, à la recherche d’idées, d’événements à mettre en place, que la logistique est extrêmement simple.

Proposer une nouveauté

Quand j’ai envie de mettre en place une nouveauté, je dois juste créer une nouvelle prestation, un nouveau produit et je peux emporter le lien partout sur ma page Facebook, mon compte Instagram, dans un mail, je peux même mettre des liens dans un SMS que j’envoie directement aux clientes !

La gestion du fichier clients

Tout est lié et au quotidien ça a absolument tout changé. J’apprécie beaucoup la gestion du fichier clients avec toutes les informations que l’on peut exporter et cibler.

Très souvent, une fois tous les 10 jours, j’envoie un mail aux clientes qui sont venues depuis quatre à cinq semaines pour leur dire : «Votre visite était il y a quatre à cinq semaines, cliquez ici pour prendre un autre rendez-vous».

Cela permet à la cliente de ne pas m’oublier, de ne pas me laisser emporter par le quotidien. Suite à cet e-mail, j’ai automatiquement des rendez-vous. Et mes clientes me remercient, elles auraient oublié sans mon petit rappel.

Remplir l'agenda, tout le temps !

La réservation en ligne

Les clientes qui travaillent de nuit, finissent tard, commencent tôt et prennent rendez-vous à n’importe quelle heure. La cliente veut quelque chose, elle l’a tout de suite, c’est dans l’air du temps.

Aujourd’hui, si vous voulez acheter ou juste une information, il suffit de sortir votre Smartphone. Moi, je veux absolument être dans la course ! Le samedi, lorsque je ferme mon institut, je sais que le lundi, j’ai réalisé du chiffre d’affaires pendant mon week-end. Je fais du chiffre tous les jours, tout le temps, ça ne s’arrête jamais, même quand je suis fermée !

Les rendez-vous de dernière minute

Lorsqu’un rendez-vous s’annule à la dernière minute, la plupart du temps j’arrive à combler ce rendez-vous. Je me contente de mettre un post sur Facebook en disant qu’il reste deux créneaux et si je n’ai pas envie d’être bombardée d’appels, il suffit de mettre le lien pour que les clientes prennent rendez-vous directement.

Les heures attractives

Parfois, lorsqu’un gros creux apparaît dans mon agenda, je mets en place «Les Heures Attractives» : il s’agit d’une remise à cet horaire. Il y a 10 % de réduction, peu importe la prestation. Forcément, ça incite les clientes à prendre rendez-vous. Je préfère offrir une remise de 10 % à une cliente sur une heure ou deux pour remplir mon agenda plutôt que d’avoir ce temps-là vide.

Une clientèle plus large et plus jeune 

Avoir un logiciel tel que Kiute valorise mon institut, mon professionnalisme parce que tous les instituts n’en sont pas là. En termes de modernisation, c’est très bien vu.

Je suis dans un village avec beaucoup de seniors, ça me permet d’avoir une cible plus large, plus jeune.

La fidélisation 

Kiute me permet de nouer des relations plus fortes avec mes clientes, elles ont l’impression que c’est moi qui leur écris le message, rien que pour elles, car je personnalise les SMS. Elles me remercient d’ailleurs souvent ! Et ça ne me prend que quelques minutes pour avoir cette relation très personnalisée.

Lorsqu’une cliente me contacte pour prendre rendez-vous, sur sa fiche cliente, je vois que c’est son anniversaire, je lui souhaite ! Forcément, elle est surprise et touchée. Elle se dit : «Formidable, Adeline s’est souvenue de mon anniversaire !». Ce n’est pas tout à fait vrai mais ça permet de vraiment améliorer les relations avec mes clientes.

Les acomptes

Ce que je préfère dans ce logiciel de gestion, ce sont les acomptes. Grâce aux acomptes, j’ai beaucoup moins de no-show et c’est un grand confort. L’acompte est systématique pour tous les rendez-vous.

Quand la cliente est obligée de verser un acompte sur Internet, le rendez-vous est verrouillé.

Ça ne me pose aucun problème de demander un acompte à mes clientes fidèles. C’est naturel dans certains secteurs de déposer un acompte pour l’hôtel, les vacances, je ne comprends pas pourquoi est-ce que ça ne pourrait pas devenir automatique dans l’esthétique, dans la mesure où nous devons avoir un planning sûr.

Les clientes le comprennent parfaitement et nous avons des relations très proches. Je n’ai pas un fichier clientes XXL. Je suis très proche de mes clientes. Lorsque je leur ai dit que maintenant on fonctionnait comme ça, car nous avions eu trop de rendez-vous annulés à la dernière minute ou oublié, elles l’ont parfaitement compris.

Il y a même certaines clientes qui me disent : «Je préfère payer la totalité en avance, aujourd’hui, comme ça, la fois prochaine, j’ai l’impression de payer moins». Et c’est l’occasion de se faire un petit plaisir avec un produit.

Me différencier 

Avoir un logiciel tel que Kiute me permet de me différencier par rapport aux autres instituts de la région. J’ai une zone de chalandise étendue et ça marque mon côté moderne, jeune, dynamique, ça participe à mon identité.

Me développer 

Je ne suis pas certaine que j’aurai pu ouvrir un second institut sans Kiute. Le quotidien de mon premier institut est tellement allégé et je ne me serais pas développé si rapidement, si fort. Je n’aurais pas pu gérer toutes les animations pour les deux instituts, ça aurait été impossible. D’autre part, là où est installé mon deuxième institut, aucun autre ne propose la réservation en ligne et c’est un vrai créneau à prendre ! Aujourd’hui, avec un seul compte Kiute, je gère les deux plannings, j’ai un seul fichier clients, tout est mutualisé et c’est super simple, ce n’est pas beaucoup plus de travail !

Mon message à une esthéticienne 

Au début, vous pouvez être un petit peu effrayée, mais n’ayez pas peur, une fois que vous serez à l’aise, et ça arrive très vite, ça vous simplifie tellement la vie ! Un logiciel de gestion peut déstabiliser un petit peu et vous faire sortir de votre zone de confort, mais est-ce que ce n’est pas la maladie de l’institut que de vouloir rester dans sa zone de confort ?