10 astuces pour réussir votre animation

Relancer votre activité, promouvoir une nouvelle technique, recruter de nouvelles clientes… Les raisons de réaliser une animation dans votre institut ne manquent pas ! Mais il ne suffit pas d’être motivée pour que votre événement soit une réussite. Au contraire, les échecs dans ce domaine ne sont pas rares, faute d’avoir intégré dans vos préparatifs tous les éléments pratiques et psychologiques qui feront de cette journée un moment inoubliable pour vous et tous les participants.

1 Définissez votre objectif

C’est le premier point et sans doute le plus important car vous vous attendez certainement à avoir un retour par rapport à cet événement. Voulez-vous mieux faire connaître votre institut dans votre quartier et donc travailler sur le moyen et long terme pour recruter de nouvelles clientes ? Ou bien souhaitez-vous booster vos ventes et avoir un bénéfice financier immédiat ? En fonction de votre objectif, cela peut influencer toute l’organisation de cette journée, des préparatifs au lancement des invitations, et jusqu’à la manière d’accueillir vos invités.

Le conseil : n’essayez pas de courir plusieurs lièvres à la fois en tentant par exemple de vous faire connaître tout en souscrivant des cures à tour de bras. Vous risquez de n’atteindre aucun de ces objectifs et de rater cette journée en mécontentant tout le monde. Pour définir votre projet, aidez-vous de la méthode SMART, largement utilisée dans le secteur du marketing et commercial. Comme cet acronyme l’indique, cela consiste à se fixer des objectifs Spécifiques, Mesurables, Ambitieux, Réalistes et Temporels. Alignez ces cinq expressions et voyez si vous pouvez y répondre, c’est une bonne façon de valider la cohérence de votre projet et de le préparer en conséquence.

2 Choisissez un thème attractif

Au risque de vous décevoir, la présentation de votre nouvelle décoration intérieure n’est pas un motif suffisant pour déplacer les foules en dehors de votre noyau de connaissances ou de clientes ultra-fidèles. Pour que votre animation soit un succès et qu’elle soit surtout rentable, il faut proposer une vraie nouveauté. La bonne nouvelle, c’est qu’en dehors de l’ouverture de votre institut qui est un événement majeur, vous pouvez également mettre en avant une innovation ou la mise en place d’une nouvelle prestation, l’arrivée d’une technologie, d’une marque, d’une esthéticienne spécialisée dans un massage particulier, ce sont en effet de bons moyens de susciter la curiosité et de créer la surprise, les deux ingrédients indispensables à la réussite de votre événement.

Le conseil : pour mettre toutes les chances de votre côté, rodez votre technique et votre argumentaire en les testant auprès de vos proches. Cela vous permettra de la présenter sans hésitation le jour J et d’être, du coup, beaucoup plus convaincante.

3 Définissez la cible à toucher

Vous aurez peut-être la tentation de contacter l’ensemble de votre fichier et de lancer des invitations tous azimuts. En événementiel, c’est le genre d’erreur qui peut compromettre l’animation la plus prometteuse car même si le nombre semble garantir la réussite d’une journée portes ouvertes, vous allez sûrement attirer des personnes qui ne sont absolument pas concernées par ce que vous proposez. Non seulement, vous ne pourrez pas vous occuper pleinement des clientes qui sont vraiment intéressées mais, en plus, vous ferez monter les frais liés à l’événement. Le premier travail consiste donc à sélectionner les clientes qui sont dans la cible. Comme vous les connaissez déjà, cela vous aidera également à mieux préparer votre événement en choisissant l’heure, la date, ainsi que la mise en scène qui a toutes les chances de les séduire.

Le conseil : inviter une sélection de clientes ciblées est aussi l’occasion de faire coup double en proposant à vos invitées de parrainer une connaissance qui partage les mêmes préoccupations esthétiques. En venant accompagnée, elle recevra un cadeau de remerciement (un bon de réduction, une sélection d’échantillons) et, de votre côté, vous élargirez votre base de contacts ou mieux encore, vous gagnerez une nouvelle cliente.

4 Déterminez votre budget

Réfléchir au budget dont vous disposez pour votre événement est un autre point à prendre en considération. Nul besoin de dépenser une fortune pour qu’il soit réussi, en revanche, vous devez prévoir les trois éléments qui marqueront l’esprit de vos invités :

• Des éléments de décoration en relation avec le thème que vous abordez (un mini-jardin d’herbes aromatiques pour le bio, des visuels exotiques pour le massage, un bar à maquillage pour tester une nouvelle gamme…).

• Des rafraîchissements adaptés au moment de la journée. Pour donner une allure plus raffinée à votre petit buffet sans dépenser trop, l’astuce est d’investir dans une ou deux carafes pour les jus de fruits, d’une bouteille isotherme pour l’eau chaude et de quelques vrais verres plutôt que de la vaisselle en carton.

• Des petits cadeaux pour remercier vos clientes de s’être déplacées. Évitez le bon de réduction qui n’apporte un bénéfice que lorsqu’on fait un achat. Pour être vraiment apprécié, votre présent doit avoir une valeur propre même s’il est modeste : une trousse, un pinceau, un bandeau ou des lingettes de démaquillage lavables, par exemple.

Le conseil : le risque est toujours de faire exploser les dépenses sous prétexte que l’on veut que tout soit parfait. Pour garder le cap, faites faire des devis prévisionnels pour chaque poste : décoration, buffet, cadeaux en fonction du nombre de personnes que vous espérez. Cette vision globale vous indiquera si votre budget est réaliste ou si vous devez rogner sur l’un des trois postes ou encore revoir à la baisse votre liste d’invités.

5 Fixez le bon moment

L’angoisse, quand on organise une animation, c’est qu’elle fasse un flop, faute de public ! Pour éviter ce genre de désagrément, il est communément acquis qu’il vaut mieux éviter les périodes de vacances et les grands week-ends. Mais ce n’est pas tout ! Reste à affiner votre stratégie en tenant compte des impératifs de votre clientèle. Si les femmes que vous voulez faire venir sont en majorité actives, mieux vaut prévoir une nocturne un vendredi ou un samedi après-midi. Les jeunes mamans sont également plus disponibles pendant les heures scolaires, en revanche le mercredi est à éviter.

Le conseil : si vous avez des doutes, envoyez à votre clientèle un petit sondage avec différentes propositions de dates et de tranches horaires. Facile à réaliser grâce aux outils de sondage gratuit sur Internet (comme Doodle ou Google forms), ce sondage vous apportera toutes les réponses aux questions que vous vous posez.

6 Soignez vos invitations

Aujourd’hui, les invitations se font essentiellement par mail ou par texto. Mais comme nous en recevons tous beaucoup, il est bien possible que votre message passe inaperçu. La solution est de le rendre le plus visible possible en le personnalisant. Intégrez une photo de votre institut ou de votre équipe et rédigez un texte bref mais clair précisant la date (éventuellement les tranches horaires), l’objet, le programme (qui doit être alléchant) et le lieu. Et surtout, pensez à la réponse obligatoire. Là encore, il existe des logiciels gratuits (canva.com ou dooliz.com) qui facilitent grandement la tâche tout en améliorant la visibilité.

Le conseil : en plus de soigner la forme de votre invitation, pensez à être dans le bon timing. L’idéal est de l’envoyer deux à trois semaines maximum avant, puis de faire une relance une semaine avant auprès des clientes qui n’ont pas répondu, mais aussi d’envoyer une confirmation à celles qui se sont inscrites. Oui, c’est du travail mais aussi l’assurance d’un événement réussi et cela vous permettra de faire des économies car vous pourrez commander votre buffet et vos cadeaux en vous appuyant sur un nombre réaliste de participants.

7 Entourez-vous et faites-vous seconder

De l’accueil à la découverte, en passant par la démonstration, une journée d’animation est très intense ! Si vous travaillez seule, n’hésitez pas à demander de l’aide auprès de votre entourage pour accueillir vos clientes, ce qui vous permettra de vous concentrer sur l’aspect technique de la journée. Sinon, sensibilisez en amont votre équipe aux objectifs de cet événement (recrutement de clientèle, souscription d’abonnements, vente de produits…) et répétez ensemble les arguments à mettre en avant. Cette répétition avant le jour J est trop souvent négligée, cela peut être à l’origine de cafouillages et d’une perte substantielle de chiffre d’affaires. Ne craignez pas d’être un peu scolaire avec vos collaboratrices ou les personnes qui viendront vous aider en leur préparant un petit guide qui expose le thème de l’animation, ses spécificités, son aspect novateur…

Ce travail de préparation sera très utile car on peut être très professionnel dans son domaine et ne pas avoir forcément les arguments tout prêts pour convaincre.

Le conseil : si nécessaire, n’hésitez pas à solliciter votre marque ou le distributeur. Il pourra vous fournir non seulement du matériel promotionnel mais également détacher une personne qui apportera à votre événement une dimension technique et scientifique.

9 Prévoyez une couverture numérique

Il est désormais indispensable de faire des photos et des vidéos à chaque fois que vous organisez une animation. Ce matériel permet de prolonger une action promotionnelle sur votre site mais aussi auprès de vos clientes qui n’ont pas pu se déplacer le jour J ou encore de celles qui ne faisaient pas partie de votre cible prioritaire mais qui pourraient être intéressées par vos propositions commerciales. Là encore, afin d’avoir des éléments de bonne qualité, prévoyez une personne dédiée et qui maîtrise parfaitement ces technologies.

Le conseil : même si vos clientes sont devenues des amies au fil du temps, ayez toujours en tête que le droit à l’image est régi par des règles très strictes. Vous ne pouvez pas publier des images sur des sites ou les utiliser à des fins commerciales sans demander une autorisation au préalable. L’autre solution : flouter les visages, filmer de dos, se focaliser sur une partie du corps sans montrer le visage en fonction de l’atelier que vous avez mis en place.

10 Évaluez l'animation a posteriori

Trop souvent oublié ou négligé, ce dixième point n’en est pas moins important car il va vous permettre de prolonger votre événement sans dépenser un centime de plus. Il vous suffit d’envoyer aux invitées qui étaient présentes un questionnaire de satisfaction comme cela se fait beaucoup aujourd’hui en abordant les différents points de l’animation : accueil, durée, qualité de l’information, intérêt de l’atelier, agrément du moment passé, etc. En un mot, tout ce qui pourra vous permettre de corriger les points négatifs et de reproduire la prochaine fois ce qui a le plus séduit.

Le conseil : profitez de ce sondage par mail pour envoyer également un récapitulatif de votre présentation : l’appareil, les soins, la cible, les résultats… assorti d’un bon de réduction correspondant à l’achat de produits ou de soins en cabine ou encore d’une offre de parrainage, si vous ne l’avez pas fait en amont de l’événement. Votre opération de communication aura ainsi toutes les chances de se doubler d’une bonne opération commerciale !