10 bons réflexes pour se réapproprier du temps et travailler avec efficacité !
- Combien d’idées géniales sont restées bloquées dans votre tête et n’ont engendré que des regrets faute de temps pour les concrétiser ?
- Combien d’argent avez-vous perdu parce que vous avez lancé un projet trop tard ou que vous l’avez repoussé à «demain» ?
- Combien de fois vous êtes-vous sentie épuisée, stressée devant l’ampleur de la tâche à réaliser dans un laps de temps trop court ?
Avec toutes les missions qui sont attribuées à la responsable d’institut, la question du temps est fondamentale.
Entre le travail en cabine et la gestion commerciale, financière et d’équipe, vous pouvez vite vous retrouver «DÉBORDÉE» !
1 Auto-diagnostiquez votre temps d'occupation actuel
Le meilleur moyen de maximiser l’efficacité d’un soin en cabine, c’est d’abord de prendre le temps de faire un diagnostic avec la cliente et de poursuivre, ensuite, avec la préconisation et la prestation.
Avec la gestion du temps, c’est exactement la même chose ! Par où commencer si vous n’avez pas identifié ce qui doit être amélioré ? Se lancer tête baissée, c’est avancer à tâtons et prendre le risque de se perdre en route !
Votre premier réflexe doit donc être de savoir où vont vos heures de travail actuellement.Commencez alors par évaluer vos pratiques en listant sur une ou deux semaines les tâches que vous avez accomplies quotidiennement et le temps que vous y avez consacré.
Ce «pointage» d’activités est un vrai révélateur d’anomalies : tâches chronophages, tâches insuffisamment ou trop couvertes, tâches mal réparties, tâches effectuées en doublon apparaissent comme une évidence !
Une fois ce bilan objectif sous les yeux, vous pourrez ensuite réfléchir aux moyens de rendre votre travail hors-cabine plus efficace et plus rapide… et gagner de précieuses heures !
Dites-vous également que si le résultat de l’auto-diagnostic se révèle parfois douloureux, il va vous aider à faire de la gestion du temps une priorité.
2 Gagnez du temps sur les tâches répétitives et chronophages
Certaines tâches opérationnelles reviennent régulièrement : la réalisation des offres temporaires, de la newsletter de l’institut, le calendrier marketing mensuel, la gestion des rendez-vous clients, le rappel des consignes pour améliorer le parcours client… À elles seules, elles peuvent remplir une bonne partie de votre planning.
Prenez donc l’habitude de vous demander comment les réaliser plus rapidement. De multiples solutions s’offrent à vous comme, par exemple :
- Disposer d’un logiciel de gestion et marketing adapté au quotidien de votre centre de beauté pour tout consulter en quelques clics : l’agenda, le fichier clients, la facturation, les performances sans perdre de temps à chercher entre les différents papiers.
- Avoir recours à la réservation en ligne pour mieux gérer les appels et diminuer le temps consacré à se joindre et à planifier les rendez-vous.
- Utiliser l’e-mail transactionnel pour automatiser les messages.
À partir d’un modèle et d’un scénario, un e-mail personnalisé part dès qu’une cliente se conforme aux conditions que vous avez stipulées : la confirmation de rendez-vous et le rappel à J-1 dès qu’une prestation est enregistrée sur le planning client, le message de bienvenue dès qu’un compte est créé, un courrier d’anniversaire dès que la date figure sur le fichier clients, les messages de remerciements dès qu’une cliente est venue réaliser une prestation, une offre personnalisée dès que la fréquence des visites diminue…
Tout est mis en «pilotage automatique» !
- Publier un «manuel» dans lequel vous exposez les procédures, les protocoles, les choses à faire et à ne pas faire, les réponses face aux situations difficiles : vous n’aurez plus à répéter X fois la même chose aux différents membres de l’équipe.
3 Sachez dire non aux «voleurs» de temps !
En moyenne, 1/3 du temps de travail serait «gaspillé» en activités stériles ! Les tueurs de temps peuvent prendre différents visages :
- Le digital lorsqu’il vient distraire, tenter, et polluer la concentration.
- Les clients, la famille, l’équipe lorsque les conversations non-professionnelles s’étalent outre-mesure.
- La perfection lorsqu’elle n’est plus synonyme de recherche de qualité mais de détails et futilités qui ne sont que le reflet de peurs profondément ancrées.
Reprenez les choses en mains : si vous ne protégez pas votre temps, personne ne le fera à votre place ! Créez-vous alors un code de «bonne conduite», composé de quelques mesures phares comme :
- Placer le portable en mode «Ne pas déranger» dès que vous vous attelez à une tâche qui nécessite une haute concentration.
- Fermer tous les onglets de votre navigateur qui ne sont pas en relation avec votre sujet de réflexion.
- S’imposer des horaires fixes pour consulter les messageries diverses et comptes sociaux plutôt que d’accepter ces reflexes compulsifs qui vous amènent à les lancer des dizaines de fois par jour.
- Apprendre à dire «non» de manière diplomatique à toutes les sollicitations immédiates des autres pour les replacer sur un créneau qui vous arrange.
- Lancer vos projets dès qu’ils ont atteint un niveau de qualité satisfaisant et s’accorder le droit de les peaufiner et de les améliorer ensuite.
Peut-être doutez-vous de votre capacité à respecter ce code de bonne conduite ? Rappelez-vous alors que l’autodiscipline fonctionne bien si vous l’associez à une pensée positive.
Pour trouver la motivation nécessaire, visualisez les belles choses que vous pourrez faire sur le temps gagné en supprimant les «perturbateurs». Quel que soit votre moteur, ne culpabilisez pas. Vous avez le droit de vouloir juste du temps pour lâcher prise et vous occuper de vous.
C’est même fortement recommandé !
La gestion de votre temps doit être une priorité
4 Développez vos compétences
Tout le monde est plus productif sur ses points forts que sur ses points faibles. D’un côté, l’expérience, les réflexes acquis et la confiance favorisent une exécution rapide de la tâche et une énorme capacité de travail. De l’autre, la perspective de sortir de sa zone de confort dresse des freins psychologiques conscients ou inconscients et incite à faire «plus tard».
C’est la nature humaine que de penser à repousser les choses que nous ne maîtrisons pas !
Pour aller plus vite, vous devez donc développer vos compétences.
Soyez ouverte à tout ce qui peut contribuer à vous aider à mieux faire et à compenser vos faiblesses : le net-working, la lecture assidue des numéros des Nouvelles Esthétiques et Spa de Beauté, la présence à des conférences métier lors du Congrès, le visionnage de vidéos sur Youtube de vidéos et tutos faites par des experts, l’accompagnement par un spécialiste et, bien sûr, la participation à des stages de formation continue !
5 Priorisez
Même si votre entreprise est petite -et même si vous travaillez seule-, cela ne signifie pas que tout vous incombe obligatoirement. Vouloir tout faire n’est ni faisable ni judicieux! Vous avez davantage intérêt à :
- vous concentrer, en premier lieu, sur les actions les plus susceptibles de produire du résultat,
- décaler certaines tâches non-prioritaires,
- déléguez et/ou externaliser.
Pour faire les bons choix, focalisez-vous donc toujours sur :
Vos objectifs
Si vous avez fixé un cap, il faut maintenir le gouvernail dans cette direction ! Vous devez donc y consacrer un maximum de temps car c’est le moyen d’obtenir ce que vous souhaitez.
Je rencontre, par exemple, beaucoup d’esthéticiennes qui disent vouloir «développer» leur institut mais qui n’accordent que quelques heures hebdomadaires pour leur stratégie marketing et commerciale. Ce n’est pas cohérent ! Si c’est votre objectif, il faut en faire votre priorité !
La valeur du temps de travail
Si vous passez votre temps à aller à la banque, faire des courses pour votre institut, préparer les cabines ou les nettoyer, alors que quelqu’un d’autre, dont la valeur horaire est moindre, pourrait le faire, vous perdez de l’argent ! Mieux vaut déléguer.
L’urgence et l’importance des tâches
Si vous gérez les tâches sans les hiérarchiser, vous allez partir dans tous les sens ! Celles qui sont urgentes et importantes n’attendent pas, celles qui sont non urgentes et importantes doivent être planifiées, les autres peuvent être déléguées voire supprimées.
Votre enthousiasme
Si vous trainez les pieds pour réaliser certaines tâches parce qu’elles vous prennent de l’énergie, que vous ne savez pas comment faire du tout, que vous n’y prenez aucun plaisir, vous risquez d’y consacrer beaucoup de temps pour un résultat qui ne sera probablement pas à la hauteur.
Mieux vaut alors avoir recours à un expert qui maîtrise parfaitement son domaine et vous éclater sur les tâches où vous êtes particulièrement efficaces.
6 Anticipez toujours l'action sur laquelle vous allez travailler
Débuter la semaine en vous demandant ce que vous allez accomplir sur le temps imparti est le meilleur moyen de perdre en efficacité !
Dédiez donc toujours en amont quelques heures pour sortir le calendrier où vous avez noté les dates importantes liées à l’exploitation de votre institut et faites la liste des tâches à réaliser qui en découle.
Cette méthode est aussi «magique» puisqu’elle amène le subconscient à commencer à travailler ! Aussi votre pensée et vos idées seront-elles déjà plus claires lorsque vous débuterez la tâche pour de vrai.
7 Fixez-vous des limites temporelles
«Le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement.»
C’est la raison pour laquelle vous êtes capable d’accomplir une montagne de travail avant de partir en vacances, par exemple… tout comme vous pouvez, à d’autres moments, passer deux jours sur une tâche qui aurait pu être faite en deux heures. La différence entre les deux situations, c’est la limite.
Sans elle, il est facile de perdre toute notion de temps ! Prenez donc l’habitude d’associer une durée réaliste pour chacune des tâches à effectuer… et de surveiller que vous vous y tenez.
Vous travaillerez plus rapidement du fait de la pression liée à la volonté de respecter le délai.
Pour les projets plus conséquents ou moins urgents, mettez-vous une date buttoir pour les réaliser. Ne les repoussez pas plus d’une fois pour rester dans une logique de crédibilité.
1/3 du temps de travail est gaspillé par des activités stériles.
8 Planifier véritablement vos activités
Un agenda ? Oui, bien sûr, vous y notez tous les rendez-vous pris par vos clientes et c’est d’ailleurs ce qui vous permet de vous organiser pour bien les accueillir et les prendre en charge durant leur visite à l’institut.
Mais qu’advient-il du temps dédié à la gestion et aux activités hors cabine ? Des créneaux sont-ils planifiés sur votre agenda pour vous y consacrer ?
Beaucoup de responsables de centre de beauté ne jugent pas que ce soit utile, parce que la priorité va à l’accueil de la clientèle, parce que le travail de gestion peut se faire en comblant les «trous» de planning ou parce qu’elles préfèrent la spontanéité plutôt que de s’enfermer dans un carcan organisationnel difficile à maintenir en cas «d’urgence».
Grossière erreur : elles passent à côté d’un moment qui est sans doute le plus important de tous : le rendez-vous avec les tâches et les projets dont l’institut a besoin pour se développer. Planifier, c’est déterminer à l’avance ce que vous ferez et quand vous le ferez.
Et son pouvoir est phénoménal : ce qui est planifié nous engage, nous rend responsable… et on le fait parce que c’est écrit sur l’agenda et parce qu’il serait indécent de gâcher ce temps qui aurait pu être utilisé à accueillir des clientes !
Dans le même esprit, il peut être judicieux de se créer une «routine», qui va vous permettre de travailler par automatisme. Vous pouvez, par exemple, associer un domaine à un jour de travail : le lundi, c’est le financier ; le mardi, le développement commercial ; et ainsi de suite…
L’idée de tout faire rentrer dans des cases et de s’astreindre à des habitudes qui manquent de fantaisie ne plaît certes pas à tout le monde, pourtant, c’est toujours en faisant preuve de bon sens et de méthode que l’on obtient les meilleurs résultats sur le long terme.
N’est-ce pas d’ailleurs les propos que vous tenez à vos clientes lorsque vous leur recommandez de suivre une routine de soins pour parfaire la beauté de leur peau ?
9 Centrez-vous sur une seule et unique tâche à la fois
Vous pensez que votre capacité à faire plusieurs choses en même temps est un atout ? Détrompez-vous : le cerveau ne sait bien faire qu’une chose à la fois. Si vous avez réservé un créneau pour préparer la newsletter de votre institut par exemple, sachez dire non à toutes les autres sollicitations qui pourraient intervenir !
Le multitâches vous ralentit : il vous faudrait 15 minutes en moyenne pour reprendre, retravailler avec la même concentration qu’avant l’interruption.
De plus, quelle est l’utilité d’entamer plusieurs choses à la fois si c’est pour les laisser toutes en plan ? Finalement, cela va vous décourager de voir tous ces chantiers à terminer !
Tout ce qui est planifié vous engage, vous rend responsable
10 Gardez un rythme humain
S’imposer un rythme effréné avec un créneau à rallonge n’est pas une bonne stratégie à long terme : s’épuiser finit toujours par devenir contre-productif.
Prenez plutôt l’habitude de travailler par cycle de 90 minutes maximum : c’est suffisamment de temps pour bien avancer les dossiers tout en restant en harmonie avec nos contraintes physiologiques.
Pour développer votre productivité, il vous faut également un environnement favorable à la concentration : trouvez-vous un endroit calme et ordonné où vous pouvez avoir recours aux bienfaits d’une play-list Youtube ou Spotify «concentration et efficacité», des huiles essentielles, des pierres ou encore des fleurs de Bach.
Après ce temps de travail, accordez-vous une pause de 15 minutes : faire circuler le sang et l’énergie dans le corps est capital pour avoir un cerveau performant !
Profitez-en pour vous octroyer un moment de plaisir : manger, bouger, boire un verre d’eau, prendre l’air, respirer, vous permettront ensuite d’enchaîner sur un nouveau cycle avec un esprit frais et focalisé.
Mode de vie sain, respect du biorythme et pensée positive vous aideront enfin à mieux vous organiser. Finalement, il ne s’agit que de préserver votre corps, de savoir l’écouter et de s’adapter à son rythme naturel.
Conclusion
Pour conclure, bien gérer son temps, c’est relativement simple en théorie. Il faut choisir plutôt que d’avoir à subir :
- choisir de gagner du temps et s’économiser plutôt que de s’épuiser,
- choisir de bien faire, ce qu’il faut, au moment où il faut, plutôt que s’éparpiller,
- choisir de s’organiser pour développer son efficacité plutôt que de se laisser déborder.
Ces bons réflexes n’ont néanmoins de sens que s’ils prennent vie dans le quotidien de votre institut. Vous pensez vous y mettre demain ? Pourquoi procrastiner encore alors que vous pouvez le faire maintenant ?
Une fois que vous avez débuté, ne lâchez rien, même si c’est difficile et que vous n’obtenez pas encore le gain espéré. Une théorie dit qu’il faut 21 jours pour changer et se créer une habitude !
Ce serait la période nécessaire pour que votre cerveau s’adapte et mette en place un automatisme. Pour redevenir maître de votre temps, accordez-vous donc au moins ce délai !